Gestionnaire de Scolarite H/F - La Rochelle Université

Le service de scolarité de l'Institut comprend un bureau des études doctorales, un bureau des formations internationales et un bureau des formations de masters. Il a pour principale mission la mise en oeuvre des formations de niveau Bac +5 à Bac +8, adossées à la recherche de La Rochelle

Université dans l'objectif d'intensifier le couplage recherche-formation. Dans ce cadre, le service de scolarité de l'Institut assure :

Un service de proximité aux usagers, aux personnels enseignants et aux vacataires extérieurs
Une participation aux manifestations et évènements liés à la formation et à la recherche,
Une collaboration avec l'ensemble des directions du pôle appui aux missions de l'établissement.Vos missions

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique, administrative et de scolarité de diplômes de masters dans un périmètre défini dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement,
Contribuer à apporter un soutien administratif et techniques aux enseignants responsables de diplômes.

Vos activités principales

Appliquer la règlementation dans le domaine de la scolarité
Accueillir, informer et orienter les enseignants et les étudiants
Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants
Saisir les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques dans l'application de gestion et assurer le suivi des modifications
Etablir des sessions d'examens et veiller à leur bon déroulement
Préparer des jurys d'examens et saisir les notes
Gérer les fiches d'assiduité (et suivi des absences régulières -Relance des étudiants pour justificatifs)
Gérer des conventions de stage, accompagner les étudiants lors de leur stage, organiser des soutenances
Assurer une bonne information aux équipes pédagogiques, aux enseignants, aux étudiants
Diffuser le règlement des études, notamment la partie modalités de contrôle des connaissances
Analyser le caractère d'urgence d'une situation et identifier la ou les personnes ressources
Repérer les étudiants en difficulté et alerter la responsable de scolarité et les responsables pédagogiques
Participer aux réunions de service et aux réunions de travail,
Opérationnaliser la mise en place des programmes de formation,
Faire le lien les services partenaire

Profil de poste disponible

Connaissances
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels

Compétences opérationnelles

Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales

Capacité d'adaptation aux situations et aux personnes
Capacité d'écoute et de dialogue
Rigueur /Fiabilité
Sens relationnel
Sens de l'organisation
Réactivité
Confidentialité