Chef du Service Scolarité du Doctorat et Hdr H/F - Université de Bordeaux

Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement.

La Graduate Research School propose un guichet unique du doctorat et une offre de service de qualité pour les doctorantes et les doctorants et leurs directions de thèse. Elle regroupe les huit écoles doctorales de l'université aux effectifs et champs disciplinaires différents, soit un collectif d'environ 2000 doctorantes et doctorants dont 500 soutiennent leur thèse chaque année.

Le collège a pour missions, entre autres : l'organisation de la formation doctorale, la visibilité et l'identité du doctorat de l'université de Bordeaux, la formation doctorale transverse, l'accompagnement sur la poursuite de carrière, l'internationalisation, l'animation, etc.

Plus d'informations sur : https://doctorat.u-bordeaux.fr/Au sein du CED, le service scolarité du doctorat et HDR assure les inscriptions de 2000 doctorants, l'organisation de plus de 500 soutenances de thèses et HDR par an. Il sécurise la masse salariale des doctorants contractuels (12M€/an).

Le chef du service scolarité du doctorat et HDR est placé sous l'autorité hiérarchique de la directrice administrative et financière du collège des écoles doctorales et encadre une équipe composée de 7 personnes dont une adjointe.

Des pics d'activité sont à prévoir entre septembre et décembre.

Le chef du service scolarité du doctorat et HDR encadre le service et organise toutes les missions qui s'y réfèrent. Sur son domaine d'activité, il coordonne l'activité des gestionnaires des écoles doctorales. Il est le référent du logiciel ADUM (Accès Doctorat Unique et Mutualisé) pour le CED.

Le chef du service scolarité du doctorat et HDR a en charge :

· la gestion et la sécurisation des admissions en doctorat et en HDR

o Encadrer l'équipe et coordonner l'activité dans ce domaine des écoles doctorales (ED)

o Organiser et répartir les activités entre les personnels

o Elaborer les dossiers et avis soumis à la validation du conseil plénier du collège pour délibérations en instances (commission formation et vie universitaire, conseil académique et conseil d'administration) et, le cas échéant, les présenter en séance

o Mettre en place et développer les procédures adéquates, en assurer la sécurisation et veiller à leur application

o Assurer une veille réglementaire du domaine

o Former les vacataires

· la fiabilisation de la masse salariale des contrats doctoraux

o Encadrer et superviser l'activité du référent RH/finances

o Analyser les situations et produire des synthèses

o Faire émerger des évolutions de gestion

o Proposer des mécanismes d'exploitation de la masse salariale restante le cas échéant

· la mission de chef de projet ADUM (Accès Doctorat Unique et Mutualisé)

o Déployer les modules avec les équipes et les ED

o Interagir avec ADUM Montpellier

o Sécuriser les déploiements

o Organiser des points d'étapes

o Se positionner sur l'ouverture d'autres modules

· l'animation des interactions avec les autres services du CED

o Diffuser les actions de son domaine

o Croiser les interactions

o Participer aux actions des autres services

Le candidat recherché est titulaire d'une formation Bac +3 en droit ou possède une expérience confirmée dans le domaine de la scolarité, idéalement dans l'enseignement supérieur et la recherche.

Le poste nécessite rigueur, fiabilité et compétences en management. Vous devez également faire preuve d'un excellent sens relationnel, être capable de gérer des conflits et de travailler sur des rapports et tableaux de bord.

Une expérience significative dans l'encadrement d'équipes est requise.