Assistant d'Actions de Formation H/F - Greta Cfa de l Ain

Le GRETA CFA de l'Ain recrute un(e) assistant(e) de formation à temps partiel (60 à 70%) en CDD reconductible. Vous serez rattaché(e) à l'établissement de Ferney-Voltaire et participerez à la gestion administrative et organisationnelle des actions de formation et de l'apprentissage.

Missions principales :

1. Gestion administrative des actions de formation continue et apprentissage
-Traiter, suivre et archiver les dossiers administratifs conformément aux cahiers des charges et aux textes réglementaires.
-Produire les documents liés aux formations : attestations, livrets, courriers, convocations, feuilles d'émargement, certificats.
-Établir les conventions et assurer leur suivi en lien avec le service financier.
-Gérer les dossiers de rémunération, de financement et les indemnités régionales.
-Saisir les informations sur les outils internes et suivre la présence des stagiaires.
-Traiter les absences (arrêt maladie, accident du travail.) et effectuer les déclarations nécessaires.
-Participer à la démarche qualité : suivi post-formation et enquêtes de satisfaction.

2. Missions spécifiques apprentissage
-Élaborer et saisir les contrats d'apprentissage dans l'outil Ammon et sur les portails des OPCO.
-Transmettre les contrats et conventions aux entreprises et en assurer le suivi.
-Assurer le relais auprès des jeunes et de leurs familles.
-Renseigner les entreprises et réaliser les visites téléphoniques dans les 45 premiers jours.

3. Gestion de l'information, de l'accueil et de la communication
-Participer à l'action commerciale du GRETA : renseigner sur l'offre de formation et enregistrer les demandes.
-Diffuser les informations nécessaires aux sessions d'informations collectives.
-Assurer le suivi des apprenants de la première demande jusqu'à la fin de la formation.

PROFIL RECHERCHE :
Formation : Bac +2 Tertiaire / Secrétariat
Expérience : Une expérience dans le domaine de la formation est souhaitable.

COMPETENCES :
Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, internet) et logiciels internes.
Connaissance de l'offre de formation liée à l'activité confiée.
Techniques de gestion administrative.

APTITUDES:
Capacité à informer et transmettre l'information.
Sens de l'organisation et des priorités, rigueur et fiabilité.
Capacité à travailler en équipe et à s'adapter aux changements.
Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.

CONDITIONS:
Poste à temps partiel (60% à 70%)
Contrat : CDD reconductible
rémunération selon grille indiciaire de catégorie B
Lieu : Lycée International de Ferney-Voltaire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Maîtrise des outils bureautiques,gestion d'un standard téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.