Agent Polyvalent Accueil - Citoyennete - Commune d'Albertville H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité directe du Responsable du Service Accueil et Citoyenneté, vous êtes chargé(e) de :

1. Accueillir le public et répondre aux demandes.
2. Assurer les tâches administratives du service.
3. Contrôler les documents et alerter en cas de problème.
4. Assurer la continuité de service à l'accueil de l'hôtel de Ville ainsi qu'à la distribution et à l'affranchissement du courrier.

Mission 1 : Accueillir le public et répondre aux demandes.

Activités :
Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique.
Établir les dossiers de demandes de CNI et Passeports.
Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant.
Délivrer les copies d'actes d'état-civil et légaliser les signatures notamment sur les temps de fermeture au public du service état-civil.

Mission 2 : Assurer les tâches administratives du service.

Activités :
Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis).
Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région).
Remettre et délivrer les documents d'identité.
Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, ...).
Gérer et optimiser le planning des rendez-vous.

Mission 3 : Contrôler les documents et alerter en cas de problème.

Activités :
Vérifier l'authenticité des actes et des documents.
Assurer l'activation de l'identité numérique certifiée.
Alerter le responsable de service ou les autorités de tutelles en cas de doute ou problème.
Suivre les dossiers douteux ou problématiques.

Mission 4 : Assurer la continuité de service à l'accueil de l'Hôtel de Ville ainsi qu'à la distribution et à l'affranchissement du courrier.

Activités :
Assurer le poste d'accueil téléphonique et physique du bâtiment de l'hôtel de ville.
Assurer le circuit des courriers entre les différents sites en respectant une tournée quotidienne.
Affranchir le courrier et assurer des tâches administratives liées à cette fonction.
Gérer le planning des salles.
Gérer le planning des véhicules affectés à l'HDV (Vélo, VAE, voiture).
Gérer les Bips d'accès aux zones réglementées.
Suivre certains documents (Médaille du travail, de la famille, inscriptions viticoles,...).
Assurer l'affranchissement du courrier l'après-midi et le départ de ce dernier.

Chiffres clés :
7000 titres par an.
2 stations DR (Dispositif de Recueil) + un poste pré-accueil.
Prise de rdv obligatoire (30 créneaux quotidiens).
Pic d'activité début avril à début juillet.
4 sites réguliers desservis dans le cadre d'une tournée quotidienne de distribution du courrier.
6 000 affranchissements mensuels.
6 000 kms / an

Savoirs comportementaux :
Être force de proposition, et être réactif en anticipant les situations et les problématiques.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (usagers, responsables, agents, partenaires ...).
Posséder un haut degré d'autonomie.
Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l'urgence.
Avoir un sens aigu du service public et de l'accueil.
Rend régulièrement compte à sa hiérarchie du déroulement de ses activités.
Ponctualité.
Rigueur dans le travail.
Discrétion professionnelle.

Niveau ou Diplômes requis :
Permis : B.
Baccalauréat.