Pole Administratif - Referent Accueil et Assistance a la Direction - Mairie de Thonon les Bains H/F - Communes

L'agent est chargé à titre principal d'assurer l'interface entre les services éducation et les usagers. En lien avec les collègues du pôle.

Accueil :
- Physique et téléphonique : aux heures d'ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d'information et traitement autonome des questions courantes,
- Gestion de l'outil numérique (Espace Citoyens Premium - Arpège ; Outlook) et suivi des demandes en ligne,
- Supports d'information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l'accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet,

Secrétariat :
- Référent(e) de la démarche Qualité pour les usagers,
- Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs),
- Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique),
- Gestion de l'utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto),
- Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments),
- Gestion des Archives du service.

Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur :
- Gestion des agendas de la direction,
- Suivi des réunions d'équipe, invitations, comptes-rendus, etc.
- Rédaction de courriers internes et externes,
- Rédaction et suivi des délibérations et décisions,
- Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines.

Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle :
- Gestion des dossiers administratifs - Scolaire, restauration, animation,
- Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation, réclamation,
- Commande des repas et goûters,
- Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles,
- Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour,

- Bonne connaissance du milieu de l'enfance et des collectivités territoriales, maîtrise de l'outil informatique (bureautique Office et Arpège - Concerto).
- Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l'organisation, sens du service public, polyvalence.
- Qualités personnelles : bon relationnel, discrétion, esprit d'équipe, disponibilité.

Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires.

Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif