Assistant de Direction - Mairie de Metz H/F - Communes

Metz place l'enfant au coeur de l'action municipale en développant des politiques éducatives et familiales actives et dynamiques. La ville oeuvre notamment activement pour l'accueil de la petite enfance, le développement des activités périscolaires, l'accès à la restauration scolaire et engage sa dynamique d'amélioration continue à travers le déploiement de son Projet Éducatif de Territoire.
Véritable feuille de route des actions municipales pour ce qui relève de l'Éducation, ce Projet est réalisé avec l'ensemble de la communauté éducative sur tous les temps de l'enfant - scolaire, périscolaire, extrascolaire - dans un seul but : l'épanouissement des enfants messins !

Le Pôle Éducation compte un peu plus de 700 agents, au service de 58 écoles (25 maternelles, 23 élémentaires et 10 groupes scolaires), 23 restaurants scolaires (4 200 repas/jour) et d'une cuisine centrale.

Sous la responsabilité de la Responsable de la cellule de gestion du pôle, vous prenez en charge, en binôme, le secrétariat de direction du pôle (directeur et élus) et apportez un soutien administratif structuré aux cadres du pôle.

Secrétariat de direction

Accueillir le public sur place et par téléphone.
Suivre le secrétariat du directeur et des l'élus.
Anticiper les échéances du pôle (Conseil municipal, réunions, plannings) et diffuser l'information aux équipes.
Préparer et suivre, en binôme, la Commission Enfance et Éducation.
Prendre en charge le courrier entrant et sortant, la boîte mail du pôle et la diffusion des documents.
Apporter un appui administratif aux cadres en assurant la mise en page de documents et en contribuant à l'organisation d'événements du pôle.
Suivre le stock de fournitures administratives.

Ressources humaines de premier niveau

En relai des collègues de la cellule de gestion, suivre le temps de travail des agents sur le logiciel Chronotime, les accompagner et les former les agents à son utilisation.
Participer administrativement aux recrutements des agents non titulaires (aide au devoir, pause méridienne, agents de service...).

Gestion administrative du périscolaire

Saisir les pointages de l'accueil périscolaire du matin dans Concerto.
Contribuer à l'organisation de l'aide aux devoirs : suivi des familles lors d'absences, pointages et édition des listes d'inscrits.

Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des écrits administratifs : courriers, comptes rendus, notes, synthèses
Maîtrise des outils bureautique
Connaissance des logiciels métiers : Air Courrier, Air Delib, Extra-net élus, Excel, Word, Outlook, Concerto...
Capacité à planifier et annualiser les tâches
Rigueur, réactivité et polyvalence
Sens du relationnel, esprit d'équipe et autonomie.