Assistant de Direction Generale H/F - Groupe Hospitalier Saintes – Saint-Jean-D'angely

Le service :

Direction Générale du Groupe Hospitalier Saintes - Saint-Jean-d'Angély

L'Assistant de Direction aura en charge des missions :

- Pour le compte des Affaires Générales du site de Saint Jean d'Angély ;

- Pour le compte des Affaires Générales du Groupe Hospitalier Saintes - Saint-Jean-d'Angély ;

- Pour le compte de la Direction Communication/Marketing/Mécénat du GH ;

- Pour le compte du GHT (Groupement Hospitalier de Territoire) Charente-Maritime Sud.Missions principales:

· Gestion du courrier, des messageries;

· Gestion du secrétariat: préparation et suivi des dossiers, classement et archivage;

· Gestion des fournitureset matériels du secrétariat ;

· Prise de rendez-vous et suivi de l'agenda du Directeur;

· Prise de notes et rédaction puis diffusion de courriers, de décisions, de comptes rendus, de PV d'Instances;

· Organisation de réunions;

· Organisation de cellules de crise;

· Suivi des congés des Directeurs adjoints;

· Participation à la gestion de l'instance du Conseil de Surveillance du Groupe Hospitalier;

· Participation à l'organisation d'évènements institutionnels;

· Participation à la gestion de l'instance du CTEL du GHT Charente Maritime Sud.

Horaires : 9h - 18h du lundi au vendredi ; repos fixes ; RTT.

· BTS Assistant de Manager (niveau III) ou équivalent;

· Permis B.

· Expérience sur un poste similaire en milieu complexe, idéalement en milieu hospitalier ;

· Connaissances relatives aux organisations en établissements publics de santé ;

· Connaissance de la gouvernance en établissement public de santé, des circuits d'information;

· Maîtrise de la gestion quotidienne d'un secrétariat de Direction;

· Maîtrise de l'organisation de réunions et d'évènements institutionnels;

· Excellente expression écrite et maîtrise de la prise de notes, de la rédaction, de la mise en forme de documents;

· Excellente maitrise des outils informatiques : bureautiques (Pack Office: Word, Excel, Power Point), TIC, agenda partagé; capacités d'adaptation sur des logiciels métiers.

· Forte adaptabilité en raison de la grande variété de questions et sujets à traiter au sein d'un secrétariat de direction générale ;

· Capacité de réactivité, en raison de la nécessité de travailler parfois dans l'urgence ;

· Sens des priorités, de l'organisation, rigueur ;

· Qualités relationnelles marquées ;

· Discrétion;

· Écoute, respect du fonctionnement hiérarchique ;

· Capacité à travailler en équipe;

· Ouverture d'esprit.