Technicien en Gestion Administrative et Communication H/F - ENVT

NeoCare est une unité propre de recherche clinique de l'ENVT (https://neocare.pro/). Ses axes de recherche portent sur l'élevage, la reproduction et la néonatalogie canine et féline. NeoCare intervient également dans la formation des étudiants sur ces même thématiques. Le centre compte aujourd'hui 2 enseignants chercheurs, 2 praticiens ou assistants hospitaliers, 1 gestionnaire, 1 ingénieur de recherche, 1 ingénieur d'étude et 1 doctorant.

L'équipe NeoCare a créé en 2022 une cohorte canine de race Golden : la Toulouse GOLD Cohort (https://toulousegoldcohort.envt.fr/). A date plus de 130 chiots sont nés et suivis dans le cadre de cette cohorte. Chaque année 50 chiots naissent au sein d'une maternité dédiée au sein de l'ENVT puis sont suivis durant leur croissance et à l'âge adulte.Gestion administrative de l'unité
Secrétariat
· Organisation des déplacements
· Gestion des commandes
· Prise des appels téléphoniques, réponse aux courriels
· Gestion des achats : définition des besoins en fournitures et sélection des produits/fournisseurs, effectuer la saisie des nouveaux fournisseurs, création et suivi des EJ, envoi aux fournisseurs pour validation de la commande, réception de la commande et SF, suivi de la facturation et du paiement
· Participer à l'organisation des recrutements
Evènements organisés par l'équipe
· Participation à des expositions canines et félines : préparation du déplacement, tenue du stand, échange avec les éleveurs
· Soirées NeoCare : préparation, accueil des participants, synthèse des évaluations
Enseignement
· Visites d'élevage : Identification et prise de contact téléphonique avec les élevages/pensions/refuges / préparation du matériel de visite
· Suivi des documents à rendre par les étudiants
Gestion de l'activité administrative et financière en lien avec les conventions
· Aider dans la mise en place des conventions (aide à la préparation des conventions)
· Aider dans le circuit des conventions (réalisation des fiches navettes, soumission au circuit de validation, envoi et réception des conventions)
· Elaboration annuel du budget, en collaboration étroite avec le directeur de l'unité
· Suivi de l'exécution du budget de conventions en dépenses et en recettes

· Mettre en place et exploitation de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi d'activité

· Facturation et suivi des encaissements des recettes

Participer à la communication

· Concevoir et gérer des outils et supports d'information et de communication externes et internes, y compris numériques

· Assurer le suivi éditorial d'ouvrages ou de publications, de leur conception à leur diffusion, en incluant le suivi de production, la mise à jour, l'animation, l'actualisation et la promotion

· Rédiger et mettre en forme les informations recueillies en fonction du média retenu

· En étroite collaboration avec les cliniciens et autres intervenants de l'unité, animerles site web et réseaux sociaux dédiés (facebook, linkedin...)
· Assurer la e-réputation de l'unité
· Créer et diffuser du contenu (images, vidéos, articles, photos) adapté aux différents médias (print, web)
· Organiser et gérer les partenariats, événements, conférences et rencontres.
· Rédiger des cahiers des charges, analyser des commandes et prendre en charge les relations avec les prestataires
· Gérer les moyens financiers et la logistique des projets.

Appui à l'organisation de la formation FPOHS et aux formations

· Organisation et animation de trois sessions d'une semaine pour la formation préalable à l'obtention de l'habilitation sanitaire (FPOHS) à destination des vétérinaires diplômés à l'étranger et de deux sessions à destination des étudiants vétérinaires

· Participer au développement d'une session annuelle de formation continue

Compétences liées au poste :

Savoirs :

· Gérer la confidentialité des informations

· Savoir organiser et planifier ses activités

· Etre polyvalent

· Savoir utiliser les outils informatiques

· Savoir organiser un système de classement et d'archivage

· Savoir travailler en autonomie

· Savoir prendre des responsabilités et faire preuve d'initiatives

· Connaissances du fonctionnement des établissements publics d'enseignement supérieur,

. Maîtrise des règles des finances publiques et du code de la commande publique

Savoir-faire :

· Excellente expression écrite et orale

· maîtriser les techniques rédactionnelles

· travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.

· faire preuve d'autonomie et savoir prendre les initiatives requises par le niveau des missions et des responsabilités ;

· démontrer un engagement professionnel marqué ;

· savoir travailler en équipe ;

· savoir rendre compte de son activité ;

· savoir communiquer et gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes.

· bon relationnel