Secrétaire Pédagogique de l'Eilco H/F - Service Public

L'EILCO est une Ecole d'Ingénieurs Interne à l'Université du Littoral Côte d'Opale (ULCO). Elle accueille plus de 700 élèves ingénieurs présents sur 4 sites.

Elle forme des ingénieurs Bac +5 en Informatique (Calais), Génie Industriel (Saint Omer), Génie Energétique et Environnement (Dunkerque), et Agroalimentaire (Boulogne-sur-Mer).L'agent contribue à la mise en oeuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l'établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l'empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

La personne recrutée exercera au sein de l'EILCO auprès de la direction de formation (50%), ainsi que de la direction de l'alternance et des relations entreprises (50%)

La direction de la formation de l'EILCO organise les activités pédagogiques de l'école (6 secrétaires pédagogiques et le responsable de scolarité). Ce service assure le suivi de scolarité des élèves depuis l'inscription administrative jusqu'à la diplomation, pour l'ensemble des formations (cycle préparatoire, cycles ingénieurs Informatique, Génie Industriel, Génie Energétique et Environnement, Agroalimentaire, Master Ingénierie des Systèmes Complexes).

Dans ce contexte, l'agent a en charge le secrétariat pédagogique du cycle préparatoire sur le site de Dunkerque (50%) :

- Accueil des étudiants, des enseignants et des personnels administratifs,
- Gestion du suivi pédagogique de la scolarité des étudiants (emploi du temps, relevés de notes, préparation des jurys, logiciel APOGEE),
- Participation à l'organisation des examens et jurys,
- Rédaction des courriers, gestion des courriels et des appels téléphoniques,
- Gestion administrative du recrutement, heures complémentaires et frais de déplacement des enseignants vacataires,
- Réservation de salles (réunions, soutenances, jurys, contrôles continus, examens, etc),
- Accompagnement des étudiants en situation de handicap, en lien avec le référent handicap,
- Reporting périodique aux responsables pédagogiques.

La direction de l'alternance et des relations entreprises (ARE) développe les partenariats avec le monde économique (3 agents). Elle accompagne les élèves vers l'insertion professionnelle (projets, stages, visites d'entreprises) et gère l'alternance (apprentissage, contrats de professionnalisation).

Dans ce contexte, l'agent a en charge la gestion administrative du service (ARE) sur le site de Dunkerque(50%):

- La gestion de l'alternance: apprentissage et contrats de professionnalisation
- Gestion des conventions de stage, du planning de soutenance des projets et des stages,
- Suivi des étudiants lors de leur période en entreprise: dates, durée, tuteurs
- Communication des offres des partenaires auprès des étudiants
- Contrats de professionnalisation: création des dossiers des alternants en (Plateforme Ypareo), préparation des dossiers en vue de lafacturation (Plateforme EDUSIGN)
- Réservations de salles ou visio pour les réunions et soutenances

CDD de 12 mois à temps plein potentiellement renouvelable. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation avant le 18/01/2026.

Connaissance: (à acquérir)

· Connaissance de la réglementation relative aux inscriptions, aux examens et aux jurys

· Connaissance de l'offre de formation de la composante et de l'organisation des enseignements

· Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur

· Connaissance des techniques d'élaboration de documents et de communication

Savoir faire :

· Utilisation des logiciels « métiers »

· Utilisation de logiciels bureautiques

· Mise en oeuvre des procédures et des règles

· Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

· Savoir rendre compte

Savoir être :

· Sens du service public

· Sens de l'organisation

· Travail d'équipe

· Sens du relationnel

· Rigueur/fiabilité

· Réactivité