Secrétariat - Gestion de la Graduate School Life Sciences And Health H/F - Université Paris-Saclay

L'organisation en Graduate schools et instituts est l'un des outils transformants de l'Université Paris-Saclay. L'objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d'écoles doctorales et d'actions de recherche, et ce en transversalité entre les différents partenaires (composantes, établissements-composantes, universités membres-associées et ONR-OR partenaires) qui sont les opérateurs des différentes missions. Elles constituent ainsi des plateformes communes, chacune sous une marque identifiable par les étudiants et les milieux professionnels, académiques et entreprises, en France et à l'international.

Le fonctionnement des GS repose sur :

- un conseil de GS ;
- un directeur et une équipe de direction ;
- un coordinateur, composante ou établissement-composante ou université membre-associée, mettant à disposition des moyens pour en assurer le fonctionnement.

Le/la secrétaire - gestionnaire de GS intervient en appui du Directeur, de l'équipe de direction et du manager de GS.Missions :

-Le/la secrétaire - gestionnaire de GS a pour missions principales, dans cette première phase de mise en place des GS, de prendre en charge :

-les travaux de gestion-secrétariat en appui au pilotage de la GS;

- les travaux de gestion-secrétariat en appui de la communication et de la prise en charge de l'événementiel de la GS, en coordination avec l'ensemble des parties prenantes;en appui du manager de la GS, l'appui à la gestion des programmes de recherche du périmètre le cas échéant.

Activités liées au pilotage :

apporter une aide à l'organisation et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés ;

élaborer les relevés de décision et rédiger des rapports en tant que de besoin (secrétariat-gestion)

apporter une aide au pilotage des appels à projets portés par la GS : rédaction des lettres de cadrage, candidatures, transmission et émission des résultats;

en lien avec le réseau métier des attaché.es de GS, avec les directions centrales de l'Université (recherche, finances, etc.) et les partenaires de la GS, assurer le suivi du budget de la GS;

proposer des processus et outils d'élaboration du suivi du budget de la GS;

suivre l'exécution du budget et faire les relances correspondantes;

élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion financière;

vérifier la mise à jour des bases de données relatives à la gestion financière de la GS LSH;

contribuer à la mise en oeuvre de la démarche d'amélioration continue dans son domaine;

s'informer, suivre l'évolution de la réglementation de l'université dans son domaine d'activité pour les activités précédemment décrites;

venir en renfort du secrétariat-gestion du département de Biologie en cas de besoin.

Activités liées à la communication :

en appui du manager de la GS, assurer la circulation de l'information, communiquer avec les membres de la GS;

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers);

Apporter une aide à l'organisation logistique des actions d'animation de la recherche et de la formation propres à la GS en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initialisées par les partenaires;

Apporter une aide à la mise en place des actions de communication en interne et en externe.

Activités liées à la gestion administrative et Ressources humaines:

Préparer les dossiers de gestion pour les prolongations de thèses, prolongation de stage et recrutement de tuteurs et mentor;

Gérer en lien avec le service des ressources humaines des composantes, des établissements-composants et des ONR, les recrutements des tuteurs et mentor, prolongations de thèse et de stage;

Assurer la gestion financière en lien avec Direction des Affaires Financières de l'Université et la Direction des Ressources humaines;

Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés (dossiers de recrutement, vacataires étudiants et enseignants, tuteurs.

Connaissance, savoir :

Connaissance approfondie des grands processus administratifs et budgétaires et de la réglementation en vigueur dans le secteur public
Connaissance approfondie de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
Objectifs et projets de l'établissement
Droit public
Droit des contrats
Finances publiques
Comptabilité analytique
Systèmes d'information budgétaires et financiers
Environnement et réseaux professionnels
Connaissance générale des ressources humaines
Techniques de communication, connaissance des techniques et outils de communication
Excellente maîtrise de la suite bureautique et des outils web

Savoir-faire :

Rédaction administrative
Rédiger des rapports ou des documents
Réaliser des synthèses
Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
Concevoir et alimenter des tableaux de bord
Fonctionnement dans des structures transverses
Relecture « qualité » réglementaire d'actes de gestion courante
Élaboration budgétaire et suivi de l'exécution
Organisation d'événements

Savoir-être :

Avoir un grand sens de l'accueil et du service public.
Capacité d'adaptation, rigueur et sens de l'organisation
Autonomie
Force de proposition
Réactivité
Souplesse
Pragmatisme
Fiabilité
Capacité de synthèse