Université Lyon 1 - Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

UFR LYON SUD - UFR Médecine et de Maïeutique Lyon-Sud Charles Mérieux

Située sur un campus hospitalo-universitaire dynamique, connectée à Lyon et ouverte à l'international, elle propose des méthodes pédagogiques innovantes, et met en avant les enjeux sociétaux et environnementaux afin d'offrir aux étudiant(e)s les clés de leur réussite professionnelle et personnelle.
Elle compte 5 laboratoires de recherche de très haut niveau ayant une renommée internationale pour leurs travaux.Sous l'autorité de la directrice administrative et de la responsable du service scolarité, la personne recrutée rejoindra le bureau du deuxième cycle des études médicales composé de 3 agents. Elle travaillera en étroite collaboration avec les 15 agents gestionnaires de scolarité et plus particulièrement avec le gestionnaire des 6ème année de médecine.

Au sein de l'équipe de scolarité, et plus spécifiquement du bureau du deuxième cycle des études médicales, la personne recrutée aura pour missions d'assurer la gestion administrative des examens nationaux et ECOS et d'assurer un appui aux gestionnaires de scolarité des 4ème, 5ème et 6ème année de médecine.

Mission 1 : Organisation et gestion des ECOS et examens nationaux de fin de second cycle

- convocations des surveillants
- placement des étudiants
- création des examens sur les plateformes
- logistique le jour J (affichages, étiquettes, procès-verbaux, supervision du déroulé des examens, assistance)
- commandes
- travailler en étroite collaboration avec le responsable du service scolarité, les gestionnaires de scolarité, l'ingénieure pédagogique, l'informaticien, le technicien audiovisuel et les enseignants.

Mission 2 : Appui à la gestion de la scolarité des étudiants de second cycle

- accueil, renseignement et orientation des étudiants
- édition des documents : cartes étudiantes, certificat de scolarité, etc.
- appui à la gestion et au suivi du "Parcours étudiant" en lien avec la réforme du deuxième cycle
- appui aux examens de second cycle
- appui à l'organisation de la remise des diplômes
- mise à jour de Moodle
- classement et archivage

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

Maîtrise des outils bureautiques (Excel en particulier),
Application interne à l'université (APOGEE....)

- Connaissance générale du fonctionnement de l'Enseignement Supérieur,
- Connaissance des études médicales serait un plus,
- Etre organisé, rigoureux et savoir rendre compte à son responsable,
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre réglementaire complexe,
- Etre autonome et avoir l'esprit d'initiative,
- Avoir le sens du relationnel et la maîtrise de soi face au stress.
- Etre flexible sur les horaires (réunions...)