Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Pays de Saint-Gilles-Croix-De-Vie Agglom

Le service Assainissement doit répondre aux exigences réglementaires, aux schémas directeurs définis et globalement au maintien en état du patrimoine géré par le service. Ce patrimoine est composé pour les eaux pluviales urbaines de 200 bassins d'orage, de 2 systèmes d'injection des eaux pluviales dans la nappe, de 2 stations de pompage de grosse capacité, de 600 km de réseau d'assainissement pluvial. Le patrimoine des systèmes d'assainissement eaux usées se compose de 700 km de réseaux de collecte, des 142 postes de refoulement, des 14 installations de traitement (6 stations d'épuration à boues activées, 2 filtres plantés de roseaux, 6 lagunages) pour une capacité totale de plus de 163 000 Equivalent Habitants. Le bon fonctionnement de ce patrimoine dépend notamment du bon raccordement aux réseaux.

Sous la responsabilité du Responsable du Pôle Contrôle et Fonctionnement des Installations, vous êtes chargé(e) des missions suivantes :
Activités principales
- Assister la cellule de contrôle (Assainissement Collectif et Assainissement Non Collectif),
- Réceptionner les appels de la cellule,
- Relations avec les usagers du service :
o Effectuer l'accueil téléphonique ou physique des usagers pour répondre aux demandes au service,
o Enregistrer les demandes / réclamations usagers,
o Réaliser des courriers/mail simples de réponse aux usagers,
o Assister la cellule pour les tâches ponctuelles : mise sou pli, photocopies, scan et classement.
o Trier, classer, archiver et numériser les documents,
- Gérer le logiciel usagers :
o Créer les points de service, installations, tiers, raccordements associés,
o Mettre à jour la base de données,
o Planifier et organiser des interventions,
- Suivre la facturation :
o Préparer, contrôler et suivre la facturation,
o Transmettre au service finance,
o Effectuer la gestion des impayés,
o Participer au suivi des pénalités,
o Effectuer la gestion des réclamations et le suivi (orales et écrites).

Activités secondaires
- Répondre aux demandes du service assainissement,
- Accueil téléphonique et physique,
- Orienter les usagers vers le bon service/interlocuteur.

Profil recherché et compétences requises
- Maîtrise des tâches d'assistanat : gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique,
- Bonne connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des EPCI,
- Connaissance des bases de la comptabilité/gestion,
- Connaissance de base de l'assainissement,
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook),
- Gérer et actualiser une base d'informations,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Rechercher et diffuser des informations,
- Savoir rédiger des documents à destination de différents publics.

Experience: 1 An(s) - en secrétariat/assistanat

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Savoir faire les plannings,Aisance relationnelle - Travail d'équipe,Aisance rédactionnelle

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.