Assistant Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Mission Principale
- Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
- Participer aux tâches communes du secrétariat avec l'équipe administrative de la Faculté d'Éducation.
Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
- En équipe et en collaboration avec la chargée de missions, gérer le suivi administratif pour les étudiants en Master de l'enseignement, de l'éducation et de la formation (MEEF):
*Assurer l'accueil et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels (INSPE, ISFEC, CEPEC) en direct, par mail et par téléphone,
*Être en charge de l'import et de la vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
*Suivre les dossiers administratifs : élaboration des plannings, suivi des notification CROUS,
*Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles et de l'équipement nécessaire au distanciel, préparation des documents administratifs et pédagogiques : émargements, supports de cours, replanification des séances en cas de besoin,
*Planifier les évaluations en lien avec les responsables des études : réservation des salles, récupération des sujets et des supports d'examens dématérialisés, vérification de la saisie des notes par les ISFEC et le CEPEC.
*Commission de parcours : réservation de la salle, clôture des moyennes, paramétrage et impression des listes et PV de cursus, impression des bulletins provisoires, archivage des documents signés sous serveur,
*Transmissions des notes : remplissage du tableau des codes UE, génération des fichiers CSV et envoi au partenaire Lyon 1,
*Jurys académiques : transmission des listes et PV de cursus au partenaire Lyon 1, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
*Remise des documents officiels Lyon 1 aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations et des décharges (si remise globale au représentant de l'ISFEC).

- En équipe et en collaboration avec la chargée de missions, soutenir le suivi administratif et pédagogique des étudiants de la Licence Sciences de l'éducation et de la formation :
*Assurer l'accueil et la transmission de l'information pour les étudiants et les enseignants en direct, par mail et par téléphone,
*Assurer le suivi administratif et financier des étudiants (dossier d'inscription, facturation, transmission au CROUS),
*Assurer le suivi pédagogique des étudiants (constitution des groupes de TD, inscription dans les cours et les groupes), mise en place des aménagements pour les cours et les examens,
*Impression des feuilles d'émargement, contrôle de l'assiduité et gestion des absences des étudiants ; suivi des dispenses d'assiduité,
*Gestion des modifications du planning ; envoi et affichage hebdomadaire du planning,
*Préparation des examens (contrôles continus, contrôles terminaux, évaluations de seconde chance),
*Récupération et saisie des notes ; archivage des copies et organisation de la consultation.

- Assurer un soutien transversal auprès de la direction, des responsables des études et de l'équipe administrative.

*Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
*Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des manifestations organisées par l'équipe de la faculté d'Éducation (journées de rentrée, journées portes ouvertes, conférences, colloques, journée d'études, etc.).

Outils spécifiques
*Utilisation du logiciel ATLAS (gestion pédagogique, inscriptions en ligne, suivi de l'assiduité), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne) TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l'UCLY et de l'intranet pour les étudiants et enseignants.

Experience: 6 Mois

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.