Assistant - Assistante de Direction H/F - Ass des Amis D'emmaus

Objectif du poste :

En étroite collaboration avec le Directeur, l'Assistant(e) de Direction est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Missions principales :

- Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :
o Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de rdv, courriers, mails, congés.)
o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
o Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements.)
o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

- Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation

o Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
o Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
o Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
o Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de ses tâches, des rendez-vous prévus et des courriers/mails à envoyer
o Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
o Réaliser les commandes de matériel, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons
o Assurer le suivi des devis et des conditions d'exécution d'un contrat

- Communication

o Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapport, comptes rendus.)

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.