Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Derbez Entretien

Forts d'une solide expérience, d'un savoir-faire reconnu et d'une excellente réputation dans la région, nous plaçons la qualité de service au coeur de notre engagement. Cette exigence repose avant tout sur les femmes et les hommes qui composent nos équipes.
Nos valeurs humaines et notre culture d'entreprise sont essentielles : nous veillons à offrir à chacun(e) un environnement de travail bienveillant, favorisant l'accompagnement, l'épanouissement et le développement des compétences.
Dans le cadre du renforcement de notre équipe back office, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre service entretien, en CDI à temps plein.

Vos missions

Rattaché(e) à la Directrice Administrative et Financière, en collaboration avec les responsables du service entretien, vous aurez pour principales missions :
- Assurer le recouvrement des factures (suivi, relances, procédures et reporting).
- Réaliser la facturation des prestations (entretien, régie, élagage, phytosanitaire si nécessaire) et assurer leur transmission aux clients.
- Contrôler et valider certaines factures fournisseurs ou les transmettre aux responsables concernés.
- Gérer le standard téléphonique et les appels entrants.
- Créer les nouveaux contrats dans Everwin et mettre à jour les plans de facturation.
- Mettre à jour le planning annuel des passages mensuels.
- Gérer la remise des vêtements de travail aux salariés.
- Assurer la facturation et le suivi clients sur Accès SAP.
- Suivre quotidiennement les règlements et mettre à jour la balance AG.
- Gérer les mails et les litiges liés à la facturation.
- Créer les dossiers des nouveaux salariés dans Everwin et tenir à jour le tableau du personnel.
- Effectuer la déclaration mensuelle des prélèvements SEPA.
- Gérer la caisse et les règlements via Stripe.
- Accueillir la clientèle (encaissements, renseignements, prestations).
- Réceptionner les appels des prospects et les transmettre aux responsables concernés.
- Assurer la gestion des sinistres (accidents, dégâts, etc.).
- Effectuer le classement et l'archivage papier et numérique.
- Favoriser une communication régulière avec les responsables afin de signaler les difficultés, litiges et situations de recouvrement.
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers : Excel, Word, Everwin, Accès SAP, Ingenio Néo, Stripe, WhatsApp, logiciel interne de fiches de travail.

Profil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre amabilité et votre sens du service
- Votre disponibilité et votre rigueur
- Votre bonne présentation et votre aisance relationnelle
- Votre discrétion professionnelle
- Votre esprit d'équipe et votre capacité à être force de proposition
- Votre gestion du stress et votre sens de l'organisation

Conditions
- Contrat : CDI -35h/semaine
- Période d'essai : 1 mois renouvelable
- Rémunération : à définir selon expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Définir des besoins en approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Facturation et gestion des litiges,Gestion du standard

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.