Assistant de Direction - Conseil et Vie Institutionnelle - Commune de Clermont Ferrand H/F - Communes

La ville de Clermont-Ferrand gère les affaires communales au travers de son conseil Municipal. Les 55 conseillers municipaux élus composent cette assemblée délibérante.
A ce titre, sous l'autorité de la responsable du service des affaires institutionnelles, vous assurez le bon fonctionnement et déroulement du Conseil Municipal, et gérez les représentations de la ville ainsi que les diverses missions de secrétariat du service des affaires institutionnelles.

Gestion du Conseil Municipal :
- Aider à la préparation du Conseil Municipal selon un planning structuré;
- Créer et suivre les projets pour chaque conseil (tableaux de bord de suivi);
- Participer aux réunions du Conseil Municipal et aux commissions afin d'établir les comptes-rendus, les procès verbaux et le registre de délibérations;
- Assurer la publication sur internet des actes et administrer les logiciels Webdelib, Idelibre et Publiact;
- Renseigner et participer aux réunions d'information et de formation des agents sur le processus du Conseil Municipal.

Gestion des affaires institutionnelles:
- Mettre à jour les informations touchant le fonctionnement des élus et des groupes d'élus (coordonnées, liste de diffusion, gestion des comptes...);
- Participer à la gestion des représentations; mettre à jour les informations relatives aux représentations de la ville par délibérations ou arrêtés et suivre les représentations des autres collectivités concernées;
- Mettre à jour les informations relatives aux délégations d'Adjoints / CMD.

Secrétariat:
- Mettre en forme divers documents (courriers, mails, notes, procès-verbaux, comptes-rendus, arrêtés, délibérations...);
- Gérer les listes de diffusion du service;
- Assister et assurer le secrétariat de la directrice et de la responsable du SAI et si besoin pour les archives et les huissiers;
- Assurer l'accueil téléphonique du bureau;
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers du service;
- Organiser des réunions.

Autres activités indispensables au bon fonctionnement du service :
- Participation obligatoire au Bureau de l'État Major dans le cadre du Plan Communal de Sauvegarde.

- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac ou Bac +2, une expérience dans des fonctions similaires serait appréciée.
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d'accueil ainsi que l'outil informatique la gestion des logiciels métiers (paramétrage, gestion des comptes, modèles).
- Vous êtes en capacité de retranscrire les interventions orales (débats des Conseils Municipaux) et de mettre en forme différents courriers, courriels, notes et comptes-rendus.
- Vous organisez des réunions et tenez à jour les agendas.
- Vous détenez de bonnes qualités rédactionnelles.
- Vous disposez de bonnes aptitudes relationnelles et vous faites preuve d'esprit d'équipe.
- Rigoureux.se et organisé.e, vous détenez une bonne capacité d'adaptation et de réactivité. Vous êtes discret.e et faites preuve d'une grande disponibilité.