Assistant des Élus - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F - Structures de coopération territoriale

Rattaché(e) au Cabinet du Président, vous apportez un appui permanent en termes d'organisation, de
gestion, de communication, d'information, d'accueil, et de suivi de dossiers et d'activité.
Vous jouez le rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Vos missions :

ORGANISATION DES ACTIVITES DU SERVICE

Réceptionner, traiter et diffuser des informations.
Trier, classer et archiver des documents.
Suivre la planification de réunions et de l'agenda des élus.
Assurer le suivi des parapheurs et des courriers.
Aider à l'organisation des évènements du Cabinet.
Réaliser des travaux de bureautique.
Réaliser, renseigner les tableaux de bord et les mettre à jour.
Suivre et mettre en forme des dossiers.

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE

Recevoir, filtrer et orienter les demandes vers le bon interlocuteur ou le service compétent.
Rechercher et diffuser les informations.

GESTION ADMINISTRATIVE DE DOSSIERS

Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives.
Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents.
Vérifier la validité des informations traitées.

ORGANISATION DE DEPLACEMENTS

Participer à l'organisation des déplacements des élus (transport, hébergement, chauffeur).
Gérer le portail SNCF.
Etablir les ordres de mission.

Compétences :

Connaissance de la collectivité et de ses procédures Techniques de secrétariat
Maîtrise des outils informatiques
Sens de l'analyse
Suivi et instruction de dossiers
Communication orale et écrite
Travail en mode transversal

Qualités professionnelles :

Aisance relationnelle
Confidentialité et discrétion
Rigueur et organisation
Réactivité
Disponibilité