Responsable Administratif - Ccas de Bruay-La-Buissiere H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Missions du poste

1/ Assurer le secrétariat de la direction du CCAS
2/ Piloter le service accueil du CCAS (2 agents)
3/ Gérer la Conciergerie de service (4 agents)

Activités et tâches principales du poste :

- Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services (mairie, associations, pôles enfance/familles, séniors, locataires du bâtiment 169, rue Arthur Lamendin et partenaires projets);
- Prendre en charge dans son intégralité la gestion administrative et organisationnelle du CCAS;
- S'assurer de la croisée des agendas avec la direction
- Préparer et suivre la gestion des conseils d'administration du CCAS. Rédaction des comptes rendus, tenue des registres et transmission des délibérations, des décisions, des arrêtés au contrôle de légalité;
- Garantir la circulation des parapheurs, courriers, notes entre les différents services du CCAS et Maire);
- Favoriser le lien avec le secrétariat du cabinet du Maire, les élus;
- Inter -réagir sur les demandes d'interventions techniques pour tous les sites appartenant au CCAS et les demandes d'interventions du Service Informatique ;
- Coordonner le service accueil au public et la conciergerie hygiène des locaux (gestion de stocks des produits);
- Assurer et planifier les demandes de récupération et de congés des agents;
- Réaliser les entretiens professionnels des 6 agents.

Exigences requises :
- Connaitre le circuit et procédures administratives ;
- Maîtriser l'outil informatique et ses différents logiciels (Word, Excel, Power Point...) ;
- Comprendre l'articulation du fonctionnement de la collectivité.

Compétences nécessaires :

- Maitriser les techniques d'assistanat et de secrétariat (autonomie, disponibilité, réactivité) ;
- Gérer les priorités, les urgences et respecter les délais impartis ;
- Savoir prendre des initiatives ;
- S'assurer de la bonne communication transversale ;
- Promouvoir la qualité rédactionnelle et l'expression orale ;
- Etre force de propositions.

Compétences relationnelles :
- Sens des relations humaines, éthique et déontologique ;
- Aisance dans la gestion des conflits ;
- Assiduité et ponctualité ;
- Capacité d'adaptation situationnelle ;
- Discrétion et respect du " secret " professionnel, et sens du devoir de réserve.