Assistant Administratif Portail Famille - Saint Aubin les Elbeuf H/F - Communes

Agent positionné au sein du Pôle éducation, enfance, jeunesse, culture et vie associative

PORTAIL FAMILLE
- Enregistrer, vérifier et mettre à jour les données des familles sur le logiciel « métier » (Ciril à ce jour)
- Renseigner les administrés et les guider sur l'utilisation du portail famille
- Assurer les vérifications et ou les pointages des différents services
- Réaliser les paramétrages « du logiciel métier », nécessaires au bon fonctionnement des services
- Réaliser des extractions statistiques « du logiciel métier », souhaitées par les élus et les services
- Assurer la facturation des familles et transmettre les données au service finance
- Faire vivre en lien avec le service communication l'interface du portail famille.

CULTURE / SPORT
- Suivre la planification des manifestations sportives et culturelles,
- Renseigner les associations et prendre contact avec les partenaires et les prestataires
- Gérer les plannings des salles de sports, les modalités d'organisation et les dispositiPOTons matérielles (locaux et/ou matériels) pour les associations sportives et culturelles ainsi que tous les actes administratifs permettant le bon fonctionnement (conventions, courriers, mails, ...)
- Gestion administrative des dossiers de subventions
- Assurer la régie de recette culturelle (encaissement des concerts, restitution de caisse, ...)

MISSIONS SECONDAIRES
- Accueil des publics (familles, partenaires, prestataires, personnels villes, ...), faire de l'orientation et répondre aux questions.
- Assurer des travaux de secrétariat du service tel que des comptes rendus de commissions et réunions, faire vivre l'affichage du service, créer des outils et supports de communications familles...
- Assurer des missions de soutien RH et finance pour les besoins de l'ensemble du pôle (engagement comptable, suivi de dépense, demande de contrat, gestion des stages, ...).

Expérience sur poste similaire
La connaissance de l'outil CIRIL serait un plus

SAVOIRS PROFESSIONNELS :
- Compétences dans le domaine administratif,
- Très bonnes capacités de communication orale et écrite afin de gérer en autonomie les appels téléphoniques et le courrier,
- Connaissance de l'outil informatique,
- Capacité d'organisation,
- Savoir travailler en transversalité,
- Respecter les échéances et être capable de gérer les priorités.

SAVOIR-ETRE
Avoir le sens de l'initiative,
- Savoir s'adapter,
- Être rigoureux et précis,
- Savoir analyser et synthétiser,
- Savoir écouter,
- Faire preuve de capacités relationnelles,
- Savoir travailler en équipe.