Secrétaire Général de Mairie - Villejuif H/F - Communes

Sous la responsabilité de l'assistant(e) du maire, le/la secrétaire assure le secrétariat des membres du cabinet du maire en apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il/ elle peut être en renfort auprès du secrétariat du maire en période de forte charge de travail et lors des absences de l'assistant(e) du maire.

Assurer l'accueil téléphonique et physique :

o Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
o Assurer la gestion du standard

Organisation de la vie professionnelle des membres du Cabinet du maire :
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
o Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
o Organiser et préparer les différentes réunions
o Organiser les déplacements
o Assurer le suivi et la bonne transmission des informations avec l'ensemble des interlocuteurs de la collectivité et les divers partenaires extérieurs
o Aider et soutenir l'assistant du maire et les autres secrétariats d'élus en cas de nécessité

Suivi des dossiers et activités du Cabinet du Maire
o Organiser et préparer les dossiers
o Rédiger et mettre en forme les courriers et comptes rendus
o Suivre et traiter le courrier en lien avec les services, les autres élus
o Contrôler les courriers soumis à la signature du Maire

Assurer le suivi administratif
o Organiser le classement
o Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs à la signature du Maire
o Archiver les dossiers

Savoir faire
Accueillir et orienter des personnes, groupes, des publics,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Rédiger et mettre en forme des comptes rendus, des relevés de décisions, des courriers, des notes
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne et hiérarchiser les tâches (Aptitude à travailler dans l'urgence)
Travailler en transversalité