Responsable Adjoint du Service Écoles Doctorales H/F - Université Grenoble Alpes

Le Collège doctoral accueille 2 900 doctorants dont 40% internationaux au sein de ses 13 écoles doctorales. Fer de lance de l'Université Grenoble Alpes, université de recherche de rang mondial dans le top des classements internationaux, le Collège doctoral s'appuie sur un écosystème scientifique, innovant et dynamique, avec la présence notamment des organismes de recherche (CEA, CNRS, Inria, Inserm, INRAE, IRD), de l'implantation de grands instruments européens (ESRF, ILL, EMBL, IRAM, EMFL) et de sa proximité avec le CERN, ainsi que de celles de grandes entreprises. Près de 40 personnels administratifs permanents sont affectés à la gestion des études doctorales afin d'accueillir et de proposer aux doctorantes et aux doctorants un accompagnement qualitatif de l'inscription jusqu'à leur insertion professionnelle.
Découvrez le Collège doctoral : https://doctorat.univ-grenoble-alpes.fr/

Description de l'équipe:
Le service des Ecoles doctorales est composé d'un.e chef.fe de service et d'un.e adjointe ainsi que de gestionnaires d'écoles doctorales (15 agents).Sous l'autorité de la cheffe du service des Ecoles doctorales, vous aurez en charge la coordination d'écoles doctorales en interfaçage entre la Direction du Collège doctoral et les gestionnaires d'écoles doctorales.

Mission d'encadrement :
Nombre d'agents encadrés Catégorie B : 6
Nombre d'agents encadrés Catégorie C : 2

- Encadrer les gestionnaires d'écoles doctorales du périmètre
- Formaliser des process, en lien avec la responsable du service, et les faire évoluer sur : candidatures, suivi doctoral (formations, comités de suivi...) et soutenances
- Veiller à leur appropriation en intégrant la spécificité des différents domaines scientifiques
- Porter la démarche de dématérialisation
- Intervenir sur dossiers sensibles en lien avec les gestionnaires et les directions (CED et ED)
- Interagir avec le responsable de la scolarité sur des sujets d'interfaçage études doctorales/scolarité
- Consolider les données des ED du périmètre dans le cadre de la CD3
- Référent ADUM : mener des actions garantissant la fiabilité des données saisies, accompagnement des acteurs dans l'appropriation de l'outil, mener une animation collective autour de l'outil
- Membre de l'équipe de direction administrative : participer aux réunions de direction administrative et Directoires, alerter et porter des sujets auprès de ces instances, contribuer à la définition et au déploiement d'indicateurs de pilotage, porter la démarche d'amélioration continue
- Animation d'équipe : copiloter des ateliers auprès des gestionnaires d'écoles doctorales (ateliers de bonnes pratiques thématiques)
- Développer l'esprit d'équipe
- Participer aux évènements institutionnels du Collège doctoral

- Connaitre le statut des EPSCP ainsi que la réglementation applicable à la formation doctorale et aux habilitations à diriger des recherches
- Maîtrise des outils de gestion administrative et des logiciels informatiques associés (en particulier Adum)
- Bon niveau de communication en anglais
- Capacité à manager une équipe et fédérer
- Gestion de projets
- Savoir intégrer des évolutions institutionnelles et réglementaires complexes
- Être capable de s'approprier les changements (institutionnels, réglementaires, techniques...)
- Capacités rédactionnelles
- Capacités d'analyse et de formalisation
- Capacités à alerter
- Rigueur et organisation
- Esprit d'initiative, ouverture et autonomie
- Écoute et capacité à prendre du recul face aux situations difficiles
- Qualités relationnelles
- Sens du collectif