Assistant de Direction H/F - Robert Walters

En qualité d'Assistant(e) de direction H/F, vous serez rattaché(e) à la direction générale.

La fourchette de rémunération est comprise entre 37 000 et 45 000 euros.

Le poste est basé à Meudon.Nous recrutons un(e) Assistant(e) de direction H/F pour une société spécialisée dans le secteur de la défense.

Vos missions sont :

* Accueil physique et téléphonique
* Organisation de réunions internes avec réservations, configurations des salles en étroite collaboration avec la direction du site, commandes pauses, envoi liste visiteurs à l'accueil
* Impression et présentation des supports au Directeur
* Mise en forme, enregistrement, suivi, envoi, classement courrier interne/externe
* Suivi et mise à jour hebdomadaire du planning des déplacements
* Demandes d'achats, suivi jusqu'à la facturation (SAP/Process Director)
* Organisation et maintien du système de classement confidentiel
* Communication des points de vigilance vers les officiers de sécurité
* Communication des prestations à prévoir par le Club Restauration
* Suivi et mise à jour des demandes de visas, validité passeports, ...
* Coordination permanente de l'agenda du Directeur et de son chauffeur
* Préparation des fiches voyages du Directeur
* Gestion fournitures, cartes de visite, ...

* Vous êtes issu(e) d'une formation universitaire Bac +2/3
* Vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un secrétariat de Direction
* Vous parlez français et anglais couramment
* Vous savez travailler avec une grande rigueur dans un environnement exigeant
* Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et numériques, maîtrisant Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint etc.) à un niveau avancé et d'autres outils collaboratifs
* A l'écoute et empathique, vous savez travailler en coopération avec autrui vers des objectifs communs, dans le respect, la reconnaissance et l'apprentissage de chacun.
* Vous faites preuve d'une grande discrétion et êtes en capacité de maintenir des normes élevées de confidentialité en toute situation
* Vous avez une bonne orthographe et êtes reconnu(e) pour vos capacités de communication à l'oral comme à l'écrit, ainsi que pour votre excellent relationnel qui vous permet d'établir des relations avec des parties prenantes internes/externes variées
* Doté(e) de grandes qualités d'anticipation, d'organisation et de planification, vous savez gérer les priorités
* Vous êtes ponctuel(le) et réactif(ve) et savez-vous rendre disponible en cas de situation imprévue