Secretaire H/F - Association kervihan

Basée dans le Morbihan, l'association Kervihan est engagée depuis 50 ans au service des personnes en situation de handicap et des personnes atteintes de maladies neuro-évolutives. Elle les accompagne dans leur parcours de vie et de santé afin de favoriser leur développement personnel, leur épanouissement et leur insertion sociale.
10 établissements et services : IME, SESSAD, EAM et EHPAD
340 personnes accompagnées
400 professionnels
L'association Kervihan recherche pour son IME d'accueil temporaire situé à Lorient une secrétaire H/F
L'IME :
* Un IME d'accueil temporaire de 12 enfants en situation de handicap
* Un lieu urbain, ouvert, vivant, dans une résidence partagée avec de jeunes adultes
* Un accès direct à la ville, au port, à la plage, à tout ce qui rend la vie plus riche
* Une vraie mission de lien social, de répit, d'inclusion

Avantages :
* Mutuelle prise en charge à 60%Ambassadeur·rice de l'image associative, vous êtes responsable de l'accueil physique et téléphonique de l'IME. En outre, vous secondez la cheffe de service dans ses missions administratives. À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, vous êtes responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de la structure. vous veillerez également à la transmission, par tout moyen à votre disposition, des informations relatives au fonctionnement de l'établissement.
Tâches principales :
* Accueil physique et téléphonique des usagers, familles, visiteurs et partenaires
* Responsable de la gestion du courrier
* Gestion administrative des dossiers usagers et des professionnels : créer, suivre et archiver les dossiers administratifs des usagers, mise à jour des informations relatives aux admissions, séjours temporaires, accueil de jour et sorties, préparer et classer les documents nécessaires à la facturation, veiller à la conformité, à la confidentialité et à la bonne traçabilité des dossiers, saisir et mettre à jour les données administratives, médicales et financières liées aux usagers, recueil et tenue à jour des convocations ordre du jour et compte rendu du CVS.
* Dossier ressources humaines : recueil et transmission des éléments nécessaires au recrutement
* Utilisation du logiciel de temps et de planning
* Responsable de la tenue de la caisse interne à l'établissement ou au service, recueillir, classer et vérifier les justificatifs des dépenses, garantir le respect des procédures de gestion et la sécurité des fonds.
* Lien avec les familles et les partenaires : assurer la transmission des informations administratives auprès des familles, entretenir des relations professionnelles de qualité avec les organismes partenaires, appuyer l'organisation de réunions ou d'événements à destination des usagers et familles (CVS, fêtes, rencontres).

Pilotage des achats alimentation et consommables : identifier les besoins, effectuer et suivre les commandes dans le respect des budgets et procédures internes, contrôler la réception et la conformité de livraison, classer et transmettre les bons de commande et livraison ainsi que les factures à la comptabilité
Informations complémentaires :
* CDI à temps partiel (80%)
* Travail du lundi au vendredi
* Organisation horaire : horaire de journée sur 4 jours entre le lundi et le vendredi
* Prime Ségur : 238€ brut par mois (pour un temps complet)

* L'équipe de l'IME d'accueil temporaire basé à Lorient attend sa ou son future secrétaire d'établissement F/H. Ce poste nécessite une solide expérience en secrétariat. Une expérience dans le secteur médico-social est un plus.
* Vous êtes diplômé(e) ou titulaire d'une formation qualifiante en secrétariat (Bac +2 - Bac +3).
* Une expérience significative dans le secteur médico-social (idéalement en IME) serait un plus.
* Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d'accueil, avec un excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités.
* Vous avez les compétences en classement et gestion documentaire (respect des normes de confidentialité et organisation des dossiers administratifs).
* Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques informatiques et des Nouvelles Techniques de Communication
* Vous disposez de connaissances de base en droit social et droit des usagers pour le traitement des demandes administratives et des relations avec les résidents et leur famille.