Agent d'Accueil - Secretaire H/F - Association Marie Pire

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons pour notre Institut Médico Educatif :

Missions principales :
Accueil et communication :
- Accueillir les familles, visiteurs et partenaires (physiquement et par téléphone).
- Orienter et informer sur les démarches administratives.
- Assurer la transmission des informations internes et externes.

Gestion administrative :
- Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes rendus et documents officiels.
- Tenir à jour les dossiers des personnes accompagnées (admissions, suivis, sorties) en lien avec les outils de pilotage (via-trajectoire, plateforme SECU etc.).
- Tenir à jour le suivi des heures du personnel.
- Classer et archiver les documents conformément aux procédures.

Support à l'équipe :
- Assister la direction et les chefs de service dans la préparation de réunions (convocations, ordres du jour, comptes rendus).
- Suivre les tableaux de bord administratifs (présences, absences, statistiques).
- Assure le lien administratif entre l'établissement et le siège de l'association.

Gestion logistique :
- Suivre les commandes de fournitures et matériels,
- Assurer la réception et la distribution du courrier, et compléter les registres d'entrée et de sortie du courrier.

Compétences requises :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels internes).
Capacités rédactionnelles et orthographiques solides.
Sens de l'organisation et rigueur administrative.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :

Sous la responsabilité de : la direction de l'IME.
En lien avec :
- Chefs de service éducatif et médical.

- Équipe pluridisciplinaire (éducateurs, psychologues, médecins, infirmiers).

- Familles et partenaires extérieurs (MDPH, écoles, services sociaux).

Profil recherché :
Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
Expérience souhaitée dans le secteur médico-social ou éducatif.
Capacité à travailler en équipe et à gérer des situations d'urgence.

Lieu du poste : En présentiel

Experience: 12 Mois

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Ouvrier qualifié (P1,P2)

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.