Assistant Operationnel·le Freelance H/F - Devola Group

Contexte & rôle

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Opérationnel(le) freelance, dédié(e) au pôle Delivery.

Votre rôle est central :
vous êtes le garant du bon déroulement opérationnel des prestations vendues, depuis l'onboarding client jusqu'au suivi de la livraison, en lien direct avec la direction et les équipes internes.

Ce poste ne correspond pas à un rôle d'assistanat généraliste.
Il s'agit d'un poste structurant, orienté exécution, fiabilité et suivi, au coeur de la production et de la satisfaction client.

Missions principales

1. Suivi opérationnel & relation client (Pôle Delivery)

( 80 % de la mission)

Vous assurez la continuité, la qualité et la fluidité du delivery client.

Gestion et suivi client

- Garantir la conformité et la mise à jour des informations clients nécessaires au delivery
- Créer et maintenir les profils clients sur Pennylane et la marketplace leads.fr
- Créer les devis clients et assurer leur suivi opérationnel
- Renouveler les commandes des clients actifs
- Relancer les clients n'ayant pas commandé depuis 1 à 2 mois en collaboration avec le commercial
- Centraliser et qualifier les demandes clients pour les répartir vers les bons services

Onboarding & livraison

- Garantir la conformité des informations collectées lors de l'onboarding (détails de commande, filtres, documentation technique)
- Suivre l'onboarding des nouveaux clients jusqu'à leur mise en production
- Vérifier la bonne réception des premiers leads
- Assurer le suivi quotidien de la livraison client
- Organiser les points de suivi clients (mensuels / trimestriels)

Documentation & process

- Préparer, enrichir et maintenir à jour les documents liés au delivery (FAQ, tutoriels, supports opérationnels)
- Appliquer strictement les process existants
- Participer à l'optimisation continue des process opérationnels
- Réaliser des analyses simples de production et de transformation (qualité, volumes, cohérence)

2. Gestion administrative & facturation liée au delivery

( 20 % de la mission)

Vous assurez la fiabilité administrative et financière des prestations livrées.

- Éditer les bons de livraison
- Relancer les validations clients nécessaires à la facturation
- Éditer les factures clients
- Effectuer les rapprochements entre virements reçus et factures
- Mettre à jour les tableaux de suivi des paiements
- Gérer les mises en demeure en cas d'impayés, selon process défini
- Mettre à jour les informations de facturation sur la marketplace
- Traiter et importer les dévalidations de leads clients

Modalités de collaboration

- Statut : Freelance
- Temps à Définir
- Collaboration long terme souhaitée
- Travail en lien direct avec la direction et le pôle produit
- Onboarding structuré sur les outils, les process et le fonctionnement interne
- Formation continue sur les outils et méthodes utilisés

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si :

- Vous êtes très organisé(e) et aimez travailler dans un cadre structuré
- Vous avez un sens aigu du détail et de la fiabilité
- Vous savez appliquer des process sans approximation
- Vous êtes autonome, fiable et responsable
- Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux (CRM, facturation, tableurs, outils support)
- Vous communiquez clairement, à l'écrit comme à l'oral
- Vous êtes capable de gérer plusieurs sujets sans perdre en qualité
- Vous allez au bout des choses, sans excuses

Compétences attendues

- Outils informatiques : CRM, Pennylane, tableurs (Excel / Google Sheets), outils support (Monday ou équivalent)
- Bonne maîtrise écrite (orthographe, clarté)
- Capacité d'analyse simple et de suivi opérationnel
- À l'aise au téléphone (voix posée, claire, professionnelle)

Rémunération : à définir selon profil