CDD - Gestionnaire Administratif du Chef du Sd 66 H/F - Office Français de la Biodiversité (OFB)

Créé le 1er janvier 2020, est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l'environnement et de l'agriculture. Doté d'un budget de plus de 600 millions d'euros (budget initial 2024), il s'appuie sur l'expertise de plus de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l'environnement.

L'établissement est au coeur de l'action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l'érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l'introduction d'espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l'OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

- la police de l'environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l'expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l'appui à la mise en oeuvre des politiques publiques
- la gestion et l'appui aux gestionnaires d'espaces naturels
- l'appui aux acteurs et la mobilisation de la sociétéMission

Sous l'autorité hiérarchique du Chef de Service départemental (CSD) et l'autorité fonctionnelle du directeur délégué pour le parc naturel marin, la gestionnaire administratif apporte un soutien administratif aux deux structures précitées, en assurant des missions d'accueil, de gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d'intendance en lien avec le service administratif de la direction régionale Occitanie. Il assure pour le parc un appui intégrant un rôle de gestionnaire administratif auprès du directeur. Il partage son temps de travail hebdomadaire entre le service départemental des Pyrénées Orientales (66) à Thuir et le Parc naturel marin du golfe du Lion à Argelès-sur-Mer selon un planning prévisionnel adapté au plan de charge.

Activités principales

Accueil / Secrétariat

- Assurer la gestion, la préparation et le suivi des décisions des conseils de gestion et bureaux auprès du directeur délégué pour le PNM (saisie et mise en forme des PV de séance, préparation des délibérations, organisation de la coordination administrative avec les services de l'Etat et les collectivités...)
- Gestion de la mise à jour de la base de données sur les avis émis par le parc
- Organiser la préparation des réunions de service, rédaction et mise en forme des comptes rendus.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier papier et électronique (réception, enregistrement, diffusion, suivi et archivage)
- Classement informatique et papier
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
- Mise à jour et constitution des listes de contacts (courriel et courrier)

Appui comptable, budgétaire et logistique

- Assurer la gestion et le suivi des commandes de matériels et d'équipements, leur réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional (pour la partie SD 66) ainsi qu'à la DF directement (pour la partie PNM)
- Appui du directeur du parc au suivi des engagements financiers et des paiements, organisation de la gestion et du suivi des engagements avec la DF et la DAP.
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif
- Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique...)
- Appuyer le Chef de service dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes...)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (carrière, suivi compte épargne temps, arrêts de travail...) - Lien avec les agents et le service administratif régional
- Assurer le suivi des visites médicales en liaison avec le service administratif de la DR
- Gestion et suivi des états de frais et ordres de mission en lien avec la direction régionale.

Profil recherché

- Diplôme de niveau V (CAP, P Bac)
- Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances:

- Secrétariat,
- Fonctionnement administratif d'un établissement public
- Connaissance des acteurs et de la mise en oeuvre des politiques publiques biodiversité, appréciée

Savoir-faire opérationnel:

- Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft office / libre office)
- Avoir le sens de l'organisation
- Travailler en réseau

Savoir-être professionnel:

- Qualités relationnelles
- Réactivité et rigueur
- Sens de l'écoute
- Sens du travail en équipe
- Savoir rendre compte