Assistant Administratif et Financier - Commune de Saint Paul H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable du service Surveillance des Plages, l'assistant(e) administratif(ve) et financier garanti la bonne gestion administrative et financière du service. L'assistant(e) administratif(ve) et financier organise, coordonne et supervise le fonctionnement des activités relevant de son domaine de compétence. Il/Elle apporte également un appui sur les dossiers techniques auprès de son responsable et de l'ensemble du service.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

- Activités principales :

- Gestion administrative :
- Rédaction de courriers,
- Élaboration et mise à jour de documents administratifs,
- Suivi et archivage des dossiers,
- Gestion des plannings et organisation des réunions,
- Rédaction des comptes rendus et transmission des informations aux services concernés.

- Suivi des congés :
- Gestion des demandes d'absence,
- Mise à jour des tableaux de suivi,
- Vérification des soldes de congés
- Transmission des informations aux ressources humaines.
- Accueil physique et téléphonique du service.

- Gestion financière :
- Suivi et contrôle du budget du service,
- Traitement des factures et des bons de commande,
- Suivi des engagements financiers,
- Participation à la préparation et au suivi des marchés publics,
- Élaboration de tableaux de bord financiers et de suivi des dépenses.

- Activités spécifiques :
- Appui technique : assistance dans l'élaboration et le suivi des dossiers techniques en lien avec les projets du service, collecte et analyse de données pour l'aide à la décision et mise en forme et présentation de documents techniques ;
- Relation avec les partenaires internes et externes : accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes, gestion des échanges avec les prestataires et les partenaires institutionnels et participation aux réunions.
- Soutien et renfort des assistantes administratives des autres services de la direction ;
- Assurer la continuité de service du standard/accueil dans la relation avec les administrés ;
- Soutien techniquement, administrativement et financièrement les intérims du responsable de service et de la Direction dans la mise en oeuvre des dossiers du service et de la Direction ;

- BEP/CAP souhaité
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Maitrise des tableurs, et traitement de texte obligatoire
- Montage de marché et consultation est un plus
- Connaissance des Métiers de la Collectivité
- Connaissance des bases de la comptabilité publique
- Connaissance de la réglementation de l'Achat public et des marchés
- Pratique confirmée des outils bureautiques
- Connaissance des outils de gestion financière
- Organisation des services de la collectivité
- Techniques de communication et de négociation
- Méthodes, démarches et organisation
- Notions de finances publiques
- Notions de comptabilité publique
- Réglementation sur les marchés publics
- Notion sur la Réglementation du Code de la Baignade
- Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, administratif), fiscalité, contrôle de gestion
- Connaissance des activités de l'aménagement et de la construction
- Connaissance des procédures de la commande publique
- Méthodes et outils de la planification
- Règles de gestion des stocks
- Techniques d'inventaire
- Bases de données, tableaux de bord
- Qualités relationnelles de travail en équipe
- Négociation
- Rigueur
- Réactivité et force de proposition
- Sens de l'organisation
- Sens de l'analyse et de synthèse
- Adaptabilité
- Aisance relationnelle