Agent Polyvalent aux Affaires Civiles - Charenton·le-Pont H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité De la directrice des Affaires Civiles.

MISSIONS
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d'identité, gestion des mariages et des PACS),
- Suivre les activités du service.

Les activités Principales :

- Réception des appels téléphoniques,
- Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service),
- Conclusions des PACS,
- Relevage, frappe et envoi du courrier,
- Enregistrement et suivi des attestations d'accueil, légalisation de signatures, prises en charge...,
- Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d'identité,
- Enregistrement des dossiers de recensement militaire,
- Réception des demandes d'inscription sur listes électorales,
- Participation à l'organisation des élections politiques,
- Changement de nom, de Prénom.

PROFIL

- Diplôme ou niveau requis : niveau Bac avec une bonne connaissance des outils bureautiques et/ou expérience similaire,
- Réserve, politesse et courtoisie,
- Capacité d'analyse et de synthèse,
- Respect du secret professionnel,
- Capacité d'écoute,
- Autonomie et organisation,
- Rigueur,
- Dynamisme et adaptabilité.

COMPETENCES ET RESSOURCES REQUISES

- Notions d'organisation et de gestion du temps,
- Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe,
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,
- Techniques de secrétariat,
- Techniques d'écoute et de reformulation,
- Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil, des CNI et passeports,
- Connaissance de l'organisation et des activités des services de la collectivité,
- Connaissance des sources d'information nécessaires à l'activité du service,
- Assurer l'accueil physique du public,
- Prendre des notes,
- Utiliser couramment l'outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités,
- Respecter les délais de transmission des documents,
- Evaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l'accomplissement de sa mission,
- S'exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs,
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
- Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles et avec les autres services,
- Rendre compte à la hiérarchie.