Office Manager H/F - Synboli

Rattaché(e) directement à la Direction, vous serez le point de contact privilégié de toute l'équipe. Vos journées ne se ressembleront pas !
Responsabilités principales
1. Administration & Finance
- Gestion de la facturation clients/fournisseurs et suivi des paiements.
- Suivi de la comptabilité et établissement du reporting financier.
- Interface avec notre expert-comptable (collecte des pièces, notes de frais).
- Gestion administrative du personnel (onboarding, visites médicales, mutuelle).
- Réalisation des tâches administratives liées à la vie de l'entreprise.
2. Office Management & Vie du bureau
- Gestion des locaux et des prestataires (ménage, travaux, entretien technique, fournitures).
- Gestion des commandes et des livraisons, y compris pour notre laboratoire de chimie.
- Suivi des procédures de santé et de sécurité.
- Garant(e) du "bien-être" au bureau : s'assurer qu'il ne manque jamais rien.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
3. Evenementiel
- Organisation des événements internes (team buildings, séminaires).
- Participation à l'amélioration de la culture d'entreprise..
4. Qualifications
- Formation : Bac +2 minimum (BTS Support à l'Action Managériale, Gestion PME-PMI) ou équivalent universitaire.
- Expérience : Minimum 4 ans d'expérience sur un poste similaire, d'Assistant(e) de Direction ou en Gestion Administrative.
- Langues : Français courant (C2) et Anglais opérationnel (B2/C1) à l'écrit comme à l'oral.
5. Compétences
- Gestion Administrative : Capacité à gérer la pré-comptabilité (facturation, relances, notes de frais) et l'interface avec le cabinet comptable.
- Outils Collaboratifs : Aisance avec les outils modernes (Google workspace, Alan).
- Rédactionnel : Orthographe et syntaxe irréprochables pour la rédaction de courriers et newsletters internes.
- Event Planning : Expérience dans l'organisation logistique d'événements (séminaires, team buildings).
- Organisation : Gestion des priorités, capacité à traiter plusieurs sujets de front sans perdre le fil.
- Intelligence Émotionnelle : Grande capacité d'écoute, diplomatie et sens du service.
- Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides à des problèmes pratiques (panne internet, fuite d'eau, urgence logistique).
- Discrétion : Confidentialité absolue concernant les données RH et financières.
6. Salaire et avantages
Salaire selon expérience, Participation à la mutuelle, Possibilité de temps partiel (80%)

Experience: 48 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser et contrôler un approvisionnement,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité,Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.