Assistant Administratif et Financier H/F - Pôle Emploi

Au sein de la cellule administrative et financière rattachée à la direction générale adjointe en charge de la culture et du patrimoine, du sport et de la vie associative et des relations citoyennes de la Mairie de Vienne, vous participez à la gestion administrative, juridique et financière de la Direction.

ACTIVITES :

Gestion budgétaire et comptable pour les services rattachés à la DGA en lien avec la direction des finances
- Validation des bons de commande des services de la DGA
- Validation des virements de crédits
- Rapprochement des factures et envoi des pré-bordereaux
- Emission des titres de recettes et envoi des pré-bordereaux
- Pré-mandatements des diverses subventions
- Suivi des marchés de la DGA

Missions d'assistanat du directeur général adjoint
- Accueil physique et téléphonique au sein de la CAF
- Gestion de l'agenda du directeur général adjoint
- Circulation du courrier et des parapheurs
- Remise en forme et classement de courriers

Gestion administrative de la salle de spectacle Le Manège
- Etablissement des devis et des conventions d'occupation du Manège
- Facturation aux occupants
- Gestion des contrats des intermittents
- Gestion des paies des intermittents, ainsi que des cotisations

Gestion des remboursements des frais de déplacement des agents
- Vérification des états de frais, mise en signature du DGS et transmission aux finances

SPECIFICITES DU POSTE :
- Polyvalence au sein de la C.A.F
- Poste de travail fixe dans un bureau de travail partagé
- Pics d'activité liés au calendrier budgétaire ou aux diverses manifestations

COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIES POUR LE POSTE :
- Niveau Bac
- Expérience professionnelle sur des missions similaires souhaitée
- Bonne connaissance des collectivités territoriales
- Maîtrise des procédures et règles comptables, administratives et financières, ainsi que des règles de la commande publique
- Maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, Power Point
- Capacités rédactionnelles administratives et juridiques
- Grand sens de l'organisation : savoir planifier, prioriser, et déceler les urgences
- Rigueur, autonomie, confidentialité, adaptabilité
- Sens du travail en équipe et en transversalité

CONDITIONS MATERIELLES :
- Lieu de travail : Hôtel de Ville - 38200 Vienne
- Temps de travail / horaires : Temps complet
- Rémunération : Statutaire - IFSE - CIA
- Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
- Avantages sociaux :
o RTT
o Participation à la mutuelle prévoyance/ santé sous conditions
o Compte épargne temps
o Titres restaurant
o Adhésion au comité des oeuvres sociales
o Prise en charge partielle des abonnements de transports en commun

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Logiciels comptables,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.