Agent Administratif Polyvalent - le Blanc-Mesnil H/F - Communes

L'agent administratif contribue à la gestion quotidienne des dossiers scolaires et périscolaires, assure un accueil de qualité des usagers, participe au suivi des effectifs et des inscriptions, et veille au bon déroulement des opérations liées à la restauration scolaire, aux temps périscolaires et aux périodes de rentrée. Il/elle assure également des missions de soutien comptable et de suivi des outils de pilotage.

MISSIONS :

Missions transversales - Gestion administrative et d'accueil :

- Gestion et suivi administratif
o Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents divers.
o Suivre et actualiser les tableaux de bord de suivi de l'activité.
o Concevoir et adapter des outils bureautiques (Excel, Word) pour le suivi des dossiers.
o Gérer les dossiers administratifs confiés, dans le respect des échéances et des procédures.
o Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques.
o Gérer le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, numérisation, enregistrement).
o Gérer les boîtes mails génériques : traiter les demandes, transmettre les messages urgents ou orienter vers les bons interlocuteurs.

- Accueil physique et téléphonique
o Assurer le primo-accueil des usagers, les orienter ou les accompagner dans leurs démarches.
o Identifier les demandes spécifiques nécessitant un suivi particulier.
o Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.

- Appui à la gestion comptable et budgétaire
o Participer à la saisie des opérations comptables simples.
o Vérifier la conformité des pièces justificatives et rapprocher les factures des bons de commande.
o Contribuer à la préparation des documents nécessaires à la clôture comptable en lien avec les services compétents.

Missions spécifiques à la Direction de l'Éducation :

- Transmettre les fiches d'inscription scolaire aux familles, assurer leur suivi administratif et remonter les dossiers complets.
- Assurer une veille régulière sur les effectifs scolaires, en lien avec les directions d'école et la sous-direction des temps de l'Enfant
- Relever et centraliser quotidiennement les effectifs présents sur les temps d'accueil périscolaire (matin, midi, soir).
- Commander les repas scolaires en fonction des effectifs prévisionnels et des ajustements transmis par les écoles.
- Coordonner les transferts d'animateurs pour assurer une continuité d'encadrement et garantir la sécurité des enfants lors des déplacements intersites.
- Participer à l'organisation logistique des rentrées scolaires, des temps forts éducatifs et des périodes de vacances (accueils exceptionnels, fermetures, etc.).
- Assurer une interface quotidienne avec les directeurs d'école, les équipes d'ATSEM et les référents périscolaires pour faciliter la fluidité des échanges et anticiper les besoins.

COMPÉTENCES :

Savoirs :
- Bonne connaissance de l'environnement territorial
- Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Bonne connaissance des pratiques pour accueillir le public
- Appétence pour le suivi administratif et budgétaire Générale
- Maîtrise de la gestion du temps et d'organisation Approfondie

Savoirs faire :
- Maîtrise de l'outil informatique (utilisation d'un ordinateur) et bureautique (Word et Excel).
- Technique d'accueil du public physique et téléphonique, et capacité de gestion des situations conflictuelles
- Suivi budgétaire / Saisie des factures
- Suivi de tableaux de bord
- Rédaction et gestion de documents divers

Savoirs être :
- Organisation et rigueur
- Réactivité et disponibilité
- Sens de la discrétion, de la confidentialité et la neutralité (devoir de réserve)
- Autonomie et capacité d'alerte
- Capacité d'adaptation et d'ajustement du comportement à des situations variées, gestion des situations conflictuelles

EXPÉRIENCES ET FORMATIONS :

Une expérience préalable dans le domaine de l'administration serait un atout