Chef.Fe de Service Accueil et Population - Mairie de Roques H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale des services, elle/il est amené(e) à travailler en relation directe avec les élus. Elle/Il renseigne, vérifie, délivre des documents administratifs, constitue des dossiers d'état civil (mariage, décès, ...), de funéraire et la gestion des élections. Elle/Il assure l'accueil des usagers physiquement et téléphoniquement.
Elle/il encadre trois adjoints administratifs (2 agentes à l'accueil de la Mairie et une agente à l'agence postale).

Activités principales
- Gestion managériale du service à la population
- Gestion des dossiers d'état civil :
- Accueil physique et téléphonique du public (mariages, naissances, décès, demandes d'actes, ...)
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
- Gestion de l'instruction des dossiers de formalités administratives (CNI, Carte Grise, attestation d'accueil, ...)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Délivrer les attestations d'accueil
- Mise à jour et tenue des registres d'état civil
- Gestion du cimetière :
- Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
- Création et mise à jour des dossiers de concessions
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Gestion des listes électorales et de l'organisation des élections
- Amélioration de la qualité de l'accueil du public
- Gestion des courriers
- Support au CCAS
- Recensement citoyen
- Recensement population

Elle/Il peut être amené(e) à réaliser certaines tâches nécessaires à la continuité du service.

Savoir:
- Bonne connaissance des collectivités territoriales
- Connaissance et maîtrise des outils et des procédures des missions relatives
- Connaissance et maitrise des outils de bureautique (Word et Excel) et logiciels
- Connaissance des règles et procédures d'état civil
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Réglementation relative aux listes électorales et élections
- Réglementation funéraire
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Techniques d'accueil
- Techniques d'écoute, de reformulation
- Techniques de gestion des conflits
- Connaissance du fonctionnement des services, de l'environnement territorial et des informations de base à communiquer au public
- Processus de prise de décision dans la collectivité

Savoir-faire / Savoir-être:
- Mettre en place des procédures claires permettant un suivi rigoureux des dossiers et une continuité du service public
- Gestion des dossiers d'Etat Civil
- Formalités administratives : Attestation d'accueil, attestation de vie ...
- Encadrer la gestion des listes électorales, et de l'organisation des élections
- Encadrer la gestion du cimetière
- Mettre en application les techniques d'accueil : Ecoute active, reformulation, questionnement ouvert...
- Actualiser en permanence les informations à transmettre au public en créant des outils de communication interne avec les autres services pour fiabiliser ces informations
- Apaiser les situations tendues
- Orienter et renseigner efficacement le public
- Garantir une éthique de service public et une qualité d'accueil des usagers
- Être à l'écoute de ses agents et des administrés
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve

Expérience minimum 2 ans