Adjoint Administratif - Mairie de Rochetoirin H/F - Communes

Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de mairie
Assurer la gestion de dossiers en liens avec l'accueil et le personnel communal.
Travail sous la responsabilité directe du maire et en collaboration avec la secrétaire générale de mairie.
Expérience indispensable dans la fonction publique territoriale

- assurer l'accueil physique et téléphonique : orienter, renseigner les habitants, assurer le secrétariat des dossiers en lien avec l'accueil (recensement militaire, autorisations débit boissons, renseignements CNI passeports, permis détention chiens dangereux, gestion du calendrier d'utilisation des salles et notamment de la salle des fêtes), prises de rendez-vous avec le maire

- gestion du calendrier d'utilisation de la salle des fêtes, lien avec les associations locales :

- prises de rendez-vous avec le maire

- réaliser des tâches de secrétariat : enregistrer et répartir le courrier et les mails, dactylographier des courriers divers

- assurer le suivi des dossiers d'état civil : rédiger les actes (reconnaissances, naissances, mariages et décès), préparation des dossiers de mariage, enregistrer les avis de naissance et les avis de mention, tenir les registres, faire le suivi des reliures, traiter les demandes d'actes, les demandes notariales, assurer les relations avec l'INSEE

- assurer la préparation et le bon déroulement des élections : tenue de la liste électorale (inscriptions/radiations), préparer les scrutins (commissions de contrôle, tableaux...), présence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement

- ressources humaines : suivre les carrières des agents, établir les paies et les déclarations sociales

- école et services cantine et garderie : faire les inscriptions scolaires, renseigner les parents pour les services périscolaires, suivi des inscriptions

- cimetière : délivrance de concessions, gestion du fichier

- mettre à jour le site internet de la commune

- Expérience nécessaire en secrétariat de mairie
- maîtrise des outils informatiques,
- disposer d'un sens de l'organisation, savoir gérer les priorités
- faire preuve d'une grande polyvalence, de réactivité et d'autonomie
- être à l'écoute, savoir communiquer,
- qualités relationnelles, diplomatie
- sens du service public, discrétion