Assistant Polyvalent Regie et Etat Civil - Mairie de Roncq H/F - Communes

Au sein de la Direction relation aux usagers, l'Assistant(e) polyvalent(e) exerce des missions liées à l'Etat civil, aux élections, au funéraire et à la régie principale.
Il ou elle accueille les usagers, assure la gestion administrative des missions du service, occupe les fonctions d'officier d'état civil.

Missions principales :
Suivi des mails + accueil téléphonique et physique

Régie :
- Suivi des comptes journaliers avec le régisseur
- Suivi des inscriptions (restauration, repas à domicile, convivial, garderie, droits de place, AMIS, ALSH, ...)
- AMI de la Culture et du Sport en binôme avec un autre agent,
- Remboursement (certificat administratif) / avoir
- Repas à domicile : inscriptions et suivi des modifications quotidiennes, QF des familles concernées, envoi des factures, ...
- Restaurant convivial : inscriptions + suivi
- Activités Séniors : inscriptions
- Facturation
- Encaissement des recettes toutes activités confondues
- Gestion de la billetterie
- Réception / vérification des dossiers inscriptions écoles (contrôle des pièces)

État Civil :
- Reconnaissance anticipée avant naissance
- Appositions transmissions des avis de mentions sur les actes
- PACS + Mentions COMEDEC (saisie et envoi des actes dématérialisés)
- Suivi des demandes d'actes dans Mélodie + demandes actes par courriers
- Saisie et suivi des naissances extérieures
- Préparation des envois à la Voix du Nord en binôme avec un autre agent
- Élections (inscriptions, préparation des scrutins)
- Funéraire : renouvellements des concessions (courriers + suivi)
- Recensement militaire (inscription et déclaration à la Caserne)
- Tableau de bord de l'État Civil (tâche mensuelle) : statistiques de l'état civil (décès, mariages, divorces, pacs, attestation d'accueil, livret de famille...) pour l'élu(e)
- Mariage : remise des dossiers de mariage au public, noces et parrainage
- Attestations d'accueils à la demande d'un citoyen
- Compte rendu des réunions de service hebdomadaires

Conditions d'exercice :
- Travail en bureau non télétravaillable
- Rythme de travail demandant souplesse et adaptabilité (période électorale, continuité de service)
- Contraintes horaires : permanence le samedi matin
- Temps de travail : 36 h/semaine

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels métier (Adagio (élections), Concerto (régie), Mélodie (état civil), Requiem (cimetières)...)
- Maîtrise de l'outil informatique

Savoir :
- Bonnes connaissances en matière de régies de recettes et d'avance
- Bonnes connaissances en matière d'État civil, funéraire et élections

Savoir-être :
- Rigoureux dans l'ensemble des missions
- Neutre, respect du devoir de réserve, de confidentialité
- Sens du service public et de l'accueil du public
- Maîtrise de soi
- À l'écoute de sa hiérarchie