Assistante Administrative - Ifs H/F - Communes

Au sein de la ville d'Ifs, Sous l'autorité de la Direction Petite enfance Education Enfance Jeunesse (PEEJ), et sous la responsabilité de la Responsable du service périscolaire en particulier, l'agent est chargé de la gestion des effectifs des agents d'animation (péri et extrascolaires) et des ATSEM.

Gestion des Effectifs

Gestion des absences et remplacements :

- Élaborer les plannings des agents d'animation (périscolaire, extrascolaire) et des ATSEM.
- Assurer le remplacement des agents absents en mobilisant un vivier de remplaçants.
- Maintenir à jour une base de données des remplaçants disponibles.

Gestion administrative des agents :

- Mettre à jour les dossiers administratifs des agents (embauches, contrats, déclarations).
- Préparer et transmettre les contrats (CDD, vacataires, remplaçants).
- Informer la direction des RH des nouvelles recrues, des absences et des modifications de contrats.

Suivi des éléments variables de paie :

- Collecter et vérifier les feuilles d'heures mensuelles des agents.
- Consolider les données pour le suivi des heures et des contrats.
- Préparer les états mensuels et annuels pour prise en compte par les RH.

Recrutement et Gestion des Candidatures du pôle remplacement :

- Recevoir et traiter les CV reçus par mail.
- Contacter les candidats ayant une double compétence (animation et technique).
- Organiser les entretiens de recrutement et informer les responsables (logistique, restauration) des résultats.
- Diffuser les offres d'emploi et évaluer la disponibilité d'anciens agents.
Préparation et suivi des contrats
- Demander les numéros d'arrêtés et rédiger les contrats pour la rentrée (Entretien et Restauration).
- Photocopier les exemplaires signés pour archivage et suivi (CHRONO).
- Assurer le suivi des modifications de contrats et des délais de traitement.

Suivi des Activités Quotidiennes et Hebdomadaires :

- Gérer les absences et recenser les arrêts de travail pour enregistrement par les RH.
- Détacher ou gérer les remplacements des agents selon les besoins opérationnels.
- Suivre les tableaux coordonnateurs (pédagogie, tickets restaurants, sorties scolaires).
- Collecter et contrôler les feuilles d'émargement et d'heures mensuelles.

- Connaissance des statuts de la fonction publique territoriale en particulier celui des contractuels et des règles de gestion des agents.
- Maîtrise de la réglementation sur le temps de travail (annualisation, heures supplémentaires, absences).
- Maîtrise des procédures administratives liées aux contrats, aux déclarations et aux paies.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) pour la gestion des plannings, des tableaux de bord et des données.
- Capacité à analyser et consolider des données (heures, absences, contrats).
- Autonomie et rigueur dans la gestion des dossiers et des délais.
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus (absences, remplacements).
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Capacité d'adaptation au regard de l'organisation du temps répartie entre la direction PEEJ et la DRH