Adjoint au Chef de Service - Conseil Departemental des Bouches-Du-Rhone H/F - Conseils départementaux

sous la responsabilité hiérarchique du directeur adjoint des ressources logistiques et du directeur des services généraux, l'adjoint au chef de service devra assurer l'intérim de ce dernier en cas d'absence et assurer le suivi du budget et des marchés publics du service courrier, accueil et manifestations.
Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emplois et à son domaine d'intervention

Appui au chef de service dans le management des équipes :
Encadrement intermédiaire de proximité et suivi du fonctionnement du service ;
En lien avec le chef de service, définition des missions, évolution des emplois et des compétences en lien avec les domaines d'activités, participation aux recrutements, suivi des besoins en formation en lien avec le SAG, animation des réunions de service (responsables d'équipes et agents), réalisation des entretiens professionnels ;

Application des principes issus de la démarche qualité accueil :
Mise à jour des informations dans les classeurs qualité numérisés ;
Contrôle du respect des engagements ;
Exploitation des statistiques ;
Supervision et paramétrage structurel du dispositif « 13 A Votre Ecoute », en lien avec le responsable de l'accueil.

Participer à la rédaction des marchés publics du service et au suivi de leur exécution en lien avec la DAP : définition du besoin, préparation des différents documents relatifs aux CCTP et pièces financières, analyse des offres et suivi de l'exécution des marchés en lien avec les titulaires.

Assurer le suivi financier : préparation budgétaire et suivi analytique des budgets alloués au service, contrôle et validation des bons de commandes et de la facturation.

Participation à la mise en oeuvre des missions opérationnelles du service :
Planification et organisation des manifestations (accueil/logistique des manifestations/réservations de salles) avec les responsables d'équipes selon les informations données par les directions organisatrices d'événements ;
Coordination avec les autres services impliqués de la DSG dans le cadre de manifestations.

Capacités au management opérationnel et la résolution des conflits
Maîtrise de la suite bureautique (pratiques de progiciels liés à l'activité du service)
Bonne connaissance de l'institution et des directions opérationnelles
Aisance relationnelle, pédagogie et sens de l'écoute active
Rigueur, polyvalence, priorisation des tâches et résistance au stress
Discrétion, diplomatie
Disponibilité
Connaissances solides du code de la commande publique et de la comptabilité publique

DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (10.50 euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 72 euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au
prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).