Assistant Administratif et Marchés Publics H/F - Conseil Départemental de la Vendée

Sous l'autorité de l'Adjoint au Directeur de l'Action culturelle, Chef de service, vous assurez l'exécution administrative et budgétaire du service. Vous collaborez étroitement avec la Chargée des subventions, le technicien et le Chargé de production festivals & spectacles.

Missions principales :

Secrétariat et suivi administratif du service

- Filtrer les communications, saisir, traiter et classer les courriers
- Suivre les rapports soumis à l'Assemblée départementale et à la Commission permanente
- Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et supports de présentation (diaporamas)
- Préparer les dossiers de déclaration liés aux spectacles, gérer les redevances et liquider les taxes parafiscales (SACEM, SACD, CNM, URSSAF)
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions en lien avec le Chef de service et la Chargée des subventions.

Référent marchés publics en lien avec le service administration et comptabilité.

- Élaborer et suivre les procédures pour les marchés inférieurs à 25 000 €
- Préparer les pièces administratives des dossiers de consultation (DCE)
- Publier les demandes de devis sur la plateforme AWS Achats, participer à l'analyse des offres, en collaboration avec le technicien et chargé de production
- Préparer les marchés artistiques sans mise en concurrence préalable
- Notifier les marchés inférieurs à 25 000 €.

Suivi financier du service, des spectacles et festivals

- Solliciter les devis, passer les commandes et traiter les factures
- Enregistrer les prestataires sur l'outil APROVALL
- Engager et liquider les dépenses et recettes des budgets général (01) et spectacles (07)
- Concevoir, mettre à jour et analyser les bilans et tableaux de bord financiers
- Coordonner le suivi financier avec le Chef de service, le Technicien (commandes de matériel) et le/la Chargé(e) de production (hébergement, catering).

Suivi des ressources humaines liées aux spectacles et festivals

- Assurer les demandes de recrutement des personnels temporaires (vacataires, intermittents) en lien étroit avec le Chef de service et la direction des Ressources humaines
- Suivre les heures travaillées, les frais de déplacements.

- Exercer les fonctions de mandataire de la régie des recettes pour l'ensemble des spectacles départementaux
- Assurer les déplacements sur site et accueillir le public dans le cadre de la gestion de la billetterie
- Classer, organiser et archiver les dossiers administratifs.

- Expérience confirmée sur une fonction administrative et financière similaire, idéalement acquise en collectivité territoriale ou dans le secteur public
- Maîtrise des techniques de gestion administrative
- Bonne connaissance des règles budgétaires et comptables applicables à la comptabilité publique
- Connaissance des règles de la commande publique et des procédures de marchés.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et des logiciels métiers (Astre GF, GFD ou équivalents)
- Connaissance du fonctionnement global d'une administration départementale et de son environnement institutionnel
- Permis B pour les déplacements dans le cadre des spectacles et de la billetterie.

- Sens affirmé de l'accueil
- Capacité d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs multiples
- Aptitudes rédactionnelles
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité
- Autonomie et sens des priorités.