Assistant Administratif - Agent d'Accueil H/F - Ecole Form Profe Barre Cours Appel Paris

Premier point de contact des collaborateurs et des interlocuteurs externes, vous incarnez auprès d'eux l'image de l'EFB. Vos journées seront rythmées par les flux entrants et sortants des usagers, et vos principales missions seront les suivantes :
- Chargé de l'accueil physique et téléphonique, vous apportez l'information de 1er niveau, prenez les messages et transférez les appels ou orientez les visiteurs vers les personnes concernées au sein de l'EFB ; Dans certains cas, vous accompagnez le visiteur jusqu'à son interlocuteur ;
- En appui du PC sécurité, vous pouvez être amené à contrôler l'identité des visiteurs et vérifiez qu'ils sont bien autorisés à accéder aux locaux ;
- Vous pouvez gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagissez avec pertinence dans les situations d'urgence ;
- Vous contribuez à la mise à jour des supports d'information mis à disposition des publics ;
- Vous participez à certaines missions transverses ou d'assistanat administratif : : gestion de la réservation de salles, planification et coordination de rdv, remise de feuilles d'émargement aux intervenants, gestion de la restitution de livres empruntés en l'absence du personnel du centre de documentation, développement de la gestion des locations de salles /réservation de salles, gestion des livraisons, mise à jour de bases de données, support aux usagers, . ;
- Vous participez à la démarche d'amélioration continue en respectant les processus et en rendant compte régulièrement au service qualité de votre écoute client et des besoins d'amélioration des usagers.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Corriger et mettre en forme un document,Définir des besoins en approvisionnement,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.