Assistante - Secretaire Administrative Departement Vol Libre Ensa H/F - Service Public

Vos principales missions au sein du département " Vol libre" sont :

- l' Information du public au sujet des formations proposées
- La gestion administrative, financière et logistiques du cursus DEJEPS ( diplôme d'état de la Jeunesse, de l'Éducation Populaire et du Sport) et du "recyclage" des moniteurs de vol libre
- L' Accompagnement des stagiaires dans la mobilisation des dispositifs de prise en charge financièreSous la hiérarchie du chef du département " vol libre" de l' ENSA, vous assurez ces différentes missions administratives :

Formations DEJEPS (Diplôme d'État de la Jeunesse, de l'Éducation Populaire et du Sport):

- Suivi des dossiers de financement des stagiaires en relations avec les organismes financeurs;

- Gestion des procédures d'inscription via le logiciel dédié (FOROMES) ;

- Convocations des candidats, formateurs & évaluateurs, suivi des conventions de stages, assiduités, ...;

- Gestion et suivi administratif des stages d'application liés à ces cursus;

- Suivi des éléments logistiques, administratifs et financiers liés aux formations (devis, pré-engagement, bons de commande, facturations, frais de déplacement...) via le logiciel de comptabilité PEP;

- Suivi et traitement des enquêtes de satisfaction (via le logiciel SPHINX)

- Suivi des dossiers d'inscription et Assistance administrative lors du test de sélection national

Recyclagedes moniteurs de vol libre :

- Gestion administrative et logistique des sessions de recyclageen lien avec les acteurs de la filière professionnelle (FFVL, SNMVL, UCPA, ...) :

- Gestion et suivi des dossiers d'inscription via la base de données dédiée

- Convocations des stagiaires et formateurs

- Gestion logistique et suivi administratif et financier des sessions (devis, pré-engagement, bons de commande, facturations, frais de déplacement...) via le logiciel de comptabilité PEP

- Suivi et traitement des enquêtes de satisfaction (via le logiciel SPHINX)

- Production des données statistiques relatives au recyclage des professionnels

- Mise en forme des documents pédagogiques relatifs au recyclage

Actions diverses

Secrétariat divers selon , actions ponctuelles

- Compétences requises

Savoir:

- Connaître l'organisation de la formation professionnelle dans la filière JEPS.

- Connaître les modalités de financement de la formation professionnelle;

- Maitrise de la langue française orale/écrite

- La connaissance des programmes de formation ainsi que les acteurs institutionnels, techniques et pédagogiques de la filière vol libre serait un plus.

Savoir-faire:

- Maitriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) ;
- Être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément

- Être capable d'organiser et de prioriser son travail

- Savoir travailler en autonomie (y compris en prenant des initiatives) comme en équipe

- Être capable de travailler dans des délais parfois contraints

Savoir-être:

- Avoir le sens du service public

- Faire preuve de discrétion et de retenue professionnelle
- Faire preuve de bonnes capacités relationnelles et de communication

- Faire preuve de disponibilité