Secrétaire et Hôte - Hôtesse d'Accueil H/F - Optical Center

OPTICAL CENTER, acteur majeur dans le secteur de l'optique et de l'audition, recherche pour son siège social un(e) hôte(sse) d'accueil / standardiste pour intégrer son service Formation, dans le cadre d'un CDD 6 mois.

À propos du poste
En tant que premier point de contact, vous jouerez un rôle essentiel dans l'accueil physique et téléphonique de nos visiteurs et collaborateurs. Vous interviendrez également en appui administratif, notamment sur des dossiers liés à la formation professionnelle. Vos capacités relationnelles, votre rigueur et votre sens du service seront des atouts indispensables à votre réussite.
Horaires : Du lundi au vendredi de 10h30 à 19h30 (avec pauses)
Date de prise de poste souhaitée : Le plus vite possible

Vos missions
Accueillir avec professionnalisme les visiteurs, partenaires et stagiaires en formation
Gérer le standard téléphonique et orienter les appels
Réceptionner et distribuer le courrier et les colis
Assurer diverses tâches administratives :
Suivi des inscriptions aux sessions de formation (pré et post formation)
Traitement des dossiers Opcommerce, mise à jour et gestion de la base de données sur le site
Suivi des documents contractuels (conventions, convocations, attestations...)
Organisation logistique de réunions et sessions de formation
Contribution à la gestion documentaire (archivage, stop pubs...)
Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil
Collaborer activement avec l'équipe formation et les autres services internes

Profil recherché
Première expérience en gestion administrative, idéalement dans le domaine de la formation
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Connaissance de la plateforme OPcommerce et des mécanismes de financement de la formation professionnelle (OPCO, CPF...) est fortement appréciée
Excellent sens du service client, présentation soignée et bon relationnel
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur et réactivité
Maîtrise de l'anglais professionnel est un plus

Ce que nous proposons
Rémunération : 2 300 € brut/mois
Avantages :
Titres-restaurant+ Repos le week-end
Envie de rejoindre une équipe dynamique et bienveillante au sein d'un environnement stimulant ? Rejoignez-nous pour contribuer activement à notre mission de formation continue et au bon fonctionnement de notre siège.
Question(s) de présélection:
Avez-vous déjà utilisé la plateforme Opcommerce pour la gestion des formations professionnelles (ex : création et suivi des dossiers OPCO, dépôt de documents...) ?

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerces de détail d'optique

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.