Assistant Administratif H/F - Groupe René Vernhet

Rejoignez un acteur reconnu de la communication extérieure et contribuez à la performance administrative et opérationnelle d'un pôle affichage en forte activité.

Intègrez le Groupe rené Vernhet en tant qu'Assistant administratif H/F - CDD évolutif - 35 H - Baie Mahault

Spécialisé dans la location d'espaces publicitaires extérieurs, le groupe accompagne ses clients sur des dispositifs d'affichage courte et longue conservation, en s'appuyant sur une organisation structurée et des équipes spécialisées.

Poste et environnement

Sous l'autorité du Directeur d'exploitation du Pôle Affichage, l'Assistant administratif H/F intervient en appui direct de la direction afin d'optimiser la gestion administrative, contractuelle et opérationnelle des activités d'affichage.

Le poste occupe une fonction clé dans l'organisation et le suivi des projets, avec des interactions régulières avec les équipes internes, les clients, les bailleurs, les fournisseurs et les autorités de tutelle.

Missions principales

Gestion administrative, facturation et recouvrement

- Assurer la gestion administrative courante de l'activité du pôle affichage
- Réaliser la facturation et assurer le suivi du recouvrement clients
- Gérer les encaissements, tous modes de paiement
- S'assurer de la complétude et de la conformité des dossiers clients
- Contrôler le calcul des commissions des commerciaux

Gestion contractuelle et exploitation du parc affichage

- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux (contrats et avenants de location, baux d'emplacement)
- Constituer et transmettre les dossiers de baux
- Assurer la veille, le suivi et la gestion de la vie et de la fin des baux
- Assurer le suivi des bouclages des impressions de panneaux
- Mettre à jour le calendrier des campagnes d'affichage
- Gérer les contrats clients en longue conservation

Relations internes et externes

- Assurer les relations avec les clients, fournisseurs, bailleurs et prestataires
- Être l'interlocuteur privilégié de la filiale SIGMA pour les devis et chantiers récurrents
- Collaborer avec les prestataires infographistes
- Gérer les échanges courants (mails, demandes diverses)
- Rédiger les courriers liés aux litiges clients, fournisseurs et intervenants

Suivi, reporting et amélioration continue

- Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité
- Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage
- Assurer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité
- Participer aux actions commerciales (mailing, rappels clients pour visuels)
- Proposer des améliorations des outils de gestion et des processus administratifs
- Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc
- Garantir la qualité de service et la satisfaction client
- Détecter les dysfonctionnements et proposer des solutions adaptées
- Assurer le classement et l'archivage réguliers

- Formation en gestion administrative, assistanat ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste administratif polyvalent, idéalement dans un environnement technique ou multi-interlocuteurs
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion
- Capacité à organiser, planifier et prioriser les tâches dans le respect des délais
- Rigueur, autonomie et sens de l'initiative
- Capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence
- Bon relationnel et sens du service

Créé en 2005, GRV est à l'image de son équipe : proactif, exigeant et au service de ses clients. Fort de valeur de respect, de réactivité et de bienveillance, GRV mobilise au quotidien sa maîtrise du foncier aux Antilles pour répondre aux attentes de ses clients et prospects.

Investissant sur son territoire afin d'en promouvoir au quotidien les indéniables atouts, GRV s'inscrit dans une démarche de responsabilité économique et sociétale.

Aussi, son engagement est majeur en matière d'innovation technologique en faveur des gains énergétiques et de la limitation des émissions de gaz à effet de serre.