Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

La DESIP est dirigée par la directrice adjointe en charge des études, de la scolarité et de l'insertion professionnelle. La direction est constituée de 8 agents : 2 gestionnaires de cycle, 1 gestionnaire de la scolarité, 1 gestionnaire des emplois du temps, 1 gestionnaire des dispositifs spécifiques, 1 responsable du service de l'insertion professionnelle et de la formation continue, 1 gestionnaire de l'insertion professionnelle. Ses missions :
Piloter et mettre en oeuvre l'offre de formation initiale et continue
Contribuer au pilotage des ressources humaines et des budgets de fonctionnements liés aux enseignements
Coordonner les instances pédagogiques et de recherche
Suivre la qualité de l'offre de formation, évaluer les enseignements dans une démarche d'amélioration continue
Organiser la scolarité des étudiants (admissions, inscriptions, examens, jurys, règlementation...)
Accompagner l'insertion professionnelle des étudiants
Coordonner l'élaboration des dossiers d'autoévaluation et d'accréditation des formations
Proposer et mettre en oeuvre les actions en faveur de la vie étudiante
Développer des actions de sensibilisation aux études d'architecture auprès des établissements de l'enseignement secondaire

Liaisons hiérarchiques : Directeur adjoint en charge des études, de la scolarité et de l'insertion professionnelle

Liaisons fonctionnelles : Directeur adjoint en charge du pilotage des ressources, tous les services administratifs, présidents d'instance et enseignantsMissions et activités principales :
Le gestionnaire de scolarité est chargé de planifier, organiser et mettre en oeuvre :

1. Les procédures d'admission en 1ère année et en cours de formation (Parcoursup, validation des études et de l'expérience professionnelle) : instruction des dossiers de candidature, organisation des commissions de la validation des études et des entretiens d'admission. Notification des décisions et gestion des recours administratifs, accompagnement des candidats
2. Les procédures de transfert entre ENSA et d'instruction des dispenses partielles d'études en lien avec la commission de validation des études
3. Les procédures d'inscriptions administratives dans toutes les formations de l'ENSAS

Il réalise également :
4. La liaison avec les services du CROUS pour le suivi des bourses étudiantes et des demandes d'aide d'urgence, différents services de la vie étudiante, les mutuelles étudiantes et les associations étudiantes
5. Les enquêtes statistiques sur les effectifs étudiants pour la direction de l'établissement et ses instances, pour les tutelles ministérielles de l'ENSAS (ministère de la culture, ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche)

Enfin, il participe à la vie de la DESIP et de l'établissement (accueil du public, journées portes ouvertes, journées des universités, missions transversales de la direction, soutien aux collègues en fonction des pics d'activités du service)

Avantages : Mutuelle, restaurant d'entreprises, prise en charge de l'abonnement de transport à 75%.

Pour ce poste, l'ENSAS recherche un candidat motivé et engagé :
Capable de planifier et de mettre en oeuvre des procédures complexes et d'appréhender la règlementation relative à la scolarité, en particulier les procédures d'admission dans l'enseignement supérieur et les inscriptions administratives.
Maîtrisant les techniques de rédaction administrative (relevés de décision, délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus, courriers, recours administratifs, notes et procédures...) et sachant analyser, synthétiser et résoudre des problèmes
Une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques est nécessaire : le candidat devra notamment être capable d'appréhender différents logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Taïga, Parcoursup, CVEC, INES, AGLAE, PEPSISE, outils de gestion internes)
Le gestionnaire de la scolarité travaillant en transversalité avec plusieurs services de l'établissement, il est attendu une capacité à travailler en équipe, à anticiper et à tenir compte des contraintes organisationnelles des différents services.
Soumis à un calendrier universitaire contraint, il doit être capable d'organiser son activité afin de répondre aux tâches prioritaires tout en menant différentes missions simultanément.

Compétences techniques :
Connaissances transversales requises :
- Maîtriser les techniques d'expression orales et écrites et les technologies de l'information et de la communication (gestion de boîtes mail, alimentation de l'espace numérique de travail, outil de travail collaboratif et visio...)

Savoir-faire :
- S'adapter à différents interlocuteurs et situations
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un environnement complexe
- Maîtriser les outils de bureautique (outils microsoft)
- Rédiger des comptes-rendus, documents de synthèse, notes
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord
- Mettre en oeuvres des procédures et des règles
- Savoir rendre compte
- Être polyvalent et capable de mener différentes missions simultanément

Savoir être :
- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation
- Avoir le sens relationnel, savoir travailler en équipe
- Être réactif et dynamique
- Être rigoureux et méthodique
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
- Être à l'écoute
- Avoir le sens du service public et de la confidentialité