Agent Chargé d'Accueil - Centre Gestion Fonction Pub Territor H/F - Etablissements publics locaux

Placé sous l'autorité de la responsable du secrétariat général, l'agent doit : assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public - Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services - Gérer le courrier et diffuser l'information - Aider à la gestion administrative de l'ensemble des services (selon les besoins)

Activité 1 : Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent, conseiller les usagers et agents sur les procédures, prendre des messages et les transmettre, surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations, rechercher l'information utile à son activité
2- Accueil téléphonique
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, mettre en relation des correspondants (selon les règles mises en places), prendre des messages et les transmettre (selon les règles mises en places), rechercher et diffuser des informations, hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité .
Activité 2 : Courrier
Enregistrement du courrier arrivé
Réceptionner le courrier, savoir répartir le courrier papier , enregistrer informatiquement le courrier en respectant les procédures (logiciel NUXEO) 2- Enregistrement du courrier départ (selon les besoins des services).
Enregistrer le courrier départ selon les procédures
des services demandeurs , Mettre sous pli et affranchir.
Activité 3 : Secrétariat
Travaux de bureautique (selon les besoins des
services) , Saisir et mettre en forme des documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports,...) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas, Suivre et mettre en forme des documents administratifs , exécuter et suivre des procédures.

Ce poste est ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratifs. Lescandidats réuniront les compétences suivantes :
- Connaitre les techniques d'accueil et règles de communication
- Connaîtrel'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative, les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Savoir être : Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve, maîtriser les techniques de communication (s'exprimer clairement et reformuler les demandes), capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils, savoir gérer les situations relationnelles difficiles., être : organisé, rigoureux, méthodique, patient,discret, sérieux et efficace Sens de la diplomatie.
Moyens et outils : Bureau et guichet d'accueil Standard téléphonique, annuaire de la collectivité, poste informatique (logiciel de gestion du courrier + bureautique) Machine de mise sous pli et d'affranchissement, photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau *
Qualification / Expérience : Justifier d'un CAP/BEP/BAC dans le domaine de l'accueil. Une expérience professionnelle d'au moins 2 ans est recommandée.