Assistante Médico-Administrative - Secrétariat H/F - Hôpital Armand Trousseau

Mission générale :
L'AMA est membre de l'équipe du secrétariat et participe à ce titre à l'ensemble des activités des services de Consultation d'Anesthésie et d'UCA. Elle participe à l'accueil et à l'information des familles et contribue au bon fonctionnement des activités médicales et paramédicales.
Missions permanentes - Pour la Consultation d'Anesthésie Pédiatrique :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique.
o Planifier les rendez-vous (urgents et programmés) dans Orbis Agenda.
o Saisir le codage de l'activité externe dans Orbis et le codage des consultations au lit.
o Préparer les dossiers d'anesthésie pour les consultations.
o Assurer le suivi des examens complémentaires demandés.
o Collaborer avec les secrétariats de chirurgie pour la gestion des dossiers.
o Préparer les staffs médicaux.
o Assurer la reprographie de documents et le réassort des fournitures.
Missions permanentes - Pour l'Unité de Chirurgie Ambulatoire (UCA) :
o Assurer l'accueil téléphonique et physique.
o Gérer les hospitalisations de jour (HDJ) à la demande des services de chirurgie.
o Préparer et envoyer les convocations, et assurer la prise de rendez-vous pour les consultations d'anesthésie si nécessaire.
o Fixer les rendez-vous post-opératoires dans Orbis Agenda.
o Effectuer les demandes de pré-admissions.
o Assurer la programmation des blocs dans Orbis Bloc (pour certaines spécialités).
o Récupérer les dossiers médicaux pour les HDJ et les staffs.
o Participer aux staffs.
o Gérer les moyens logistiques spécifiques et l'affichage au sein de l'unité.
Missions transversales et spécifiques :
o Participer à l'amélioration des procédures organisationnelles.
o Assurer divers travaux de secrétariat à la demande de l'encadrement.
o Assurer la continuité du secrétariat du département pendant l'absence d'une collègue et gérer les demandes urgentes.
Savoir-faire requis :
o Communiquer et savoir accueillir.
o Gérer les priorités.
o Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
o Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.
o Organiser et classer les données.
o Utiliser les outils informatiques (logiciels métier Orbis, suite bureautique).
Connaissances associées :
o Réglementation du dossier patient et droits des patients.
o Principes de classement, d'archivage et de gestion électronique des dossiers.
o Maîtrise du traitement de texte et des logiciels : Word, Excel, PowerPoint.

Qualités requises

· Sens du contact et de la communication.

· Esprit d'initiative, polyvalence, disponibilité.

· Travail avec ordre et méthode.

· Esprit d'équipe.

· Calme, pondération, discrétion professionnelle.

· Ponctualité.

Pré-requis : Diplôme de niveau Bac recommandé (médico-social apprécié) ou équivalence.

Expérience en secrétariat, médico-administratif ou en milieu hospitalier souhaitée.