Adjoint au Chef du Service « Bâtiments et Moyens Généraux » H/F - Service Public

Composé de 8 agents, et placé sous l'autorité du chef de service et de son adjoint, le service Bâtiments et moyens généraux a vocation à répondre aux besoins techniques de l'établissement (en matière de travaux et d'entretien et dans le respect des contrôles réglementaires et des règles d'hygiène et de sécurité applicables), et rempli les missions de « service aux usagers » et de logistique générale.

Liaisons hiérarchiques : le chef du service

Liaisons fonctionnelles : Ensemble des services de l'ENSA PM - PSL, les usagers de l'école (étudiants) et de la galerie Callot (visiteurs), l'équipe pédagogique.Sous l'autorité du chef du service bâtiments et moyens généraux, l'adjoint le seconde dans le domaine de la logistique et du service aux usagers.

A ce titre, il assure la continuité de service, et la coordination des moyens matériels et humains nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement. Il coordonne les agents polyvalents du service sur l'ensemble des sites de l'établissement.

Logistique et services aux usagers :

- Organiser la logistique interne de l'école (déménagements, aménagements de salles, événements, expositions, jurys, installation des bureaux des nouveaux collaborateurs, etc.) en fonctionnement quotidien et lors des évènements exceptionnels.
- Assurer le circuit d'arrivée et de départ des courriers de l'établissement en lien avec les services de La Poste
- Gérer les besoins matériels des services (mobilier, consommables, matériel d'exposition).
- Coordonner les interventions des agents polyvalents et d'accueil (management fonctionnel).
Superviser les accès, la circulation et la gestion des espaces communs en cas de coactivité.

Appui administratif à la maintenance et au suivi des travaux :

- Suivre les demandes d'intervention technique et assurer la traçabilité des opérations.
- Participer à la préparation et à la planification des travaux avec le chef de service.
- Tenir à jour les tableaux de bord techniques (suivi des interventions, des prestataires, des contrôles réglementaires).

Coordination administrative et financière du service :

- Gérer les commandes, devis et factures du service en lien avec le service financier.
- Assurer et suivre la gestion des stocks de fournitures et de consommables
- Participer à la construction et au suivi du budget technique et logistique.
- Assurer le suivi des marchés publics relevant de son périmètre (nettoyage, maintenance, sécurité, gardiennage).

Sécurité, accueil et information :

- Assurer la relève et la gestion de la boîte mail fonctionnelle
- Participer à la mise en oeuvre des consignes de sécurité et d'évacuation.
- Coordonner les agents d'accueil dans la gestion quotidienne des flux d'agents, d'étudiants et des visiteurs.
- Contribuer à l'information des usagers sur les règles de fonctionnement et de sécurité
- Le cas échéant et selon les appétences du candidat, celui-ci pourra assurer les visites de site ou un accompagnement lors des évènements du service

Compétences techniques :

- Connaissance des règles de logistique
- Connaissances générales des d'entretien des bâtiments et des procédures de sécurité
- Notions de marchés publics et de gestion budgétaire
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement public d'enseignement supérieur

Savoir-faire :

- Organiser, planifier et suivre des activités logistiques et techniques
- Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs (usagers, prestataires, hiérarchie)
- Suivre administrativement un budget, une commande, un contrat.
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion

Compétences comportementales :

- Sens du service, autonomie, adaptabilité
- Capacité à encadrer une petite équipe et à travailler en coordination
- Pragmatisme organisationnel
- Rigueur, polyvalence et diplomatie