Adjoint Administratif en Unité Éducative H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM

Composition et effectifs du service : Le STEMO NORD est composé de deux Unité Educative de Milieu Ouvert (UEMO), soit deux équipes de 13 professionnels pour l'UEMO Porte des Lilas et 14 professionnels pour l'UEMO Château d'eau

Votre hiérarchie

N+1 : le/la responsable d'unité éducative
N+2 : le/la directeur(rice) de serviceEn tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation au logiciel Chorus, formation obligatoire au progiciel métier Parcours

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Poste informatique UP/ logiciels spécifiques de gestion de l'activité et de suivi budgétaire

Connaissances
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-être
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Être réactif
Sens de l'organisation

Savoir-faire
Travailler en équipe
Accueillir
Maîtriser les délais
Mettre en forme un document
Archiver