Adjoint Administratif en Unité Éducative H/F - Direction de la protection judiciaire de la jeunesse - DIR-IDF-OM

Composition et effectifs du service : 1 Directeur de service, 1 Responsable d'Unité Educative, 1 adjoint administratif, 3 éducateurs, 3 professeurs techniques

Votre hiérarchie

N+1 : le/la responsable d'unité éducative
N+2 : le/la directeur(rice) de serviceEn tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formation au logiciel Chorus, formation obligatoire au progiciel métier Parcours

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Un ordinateur portable professionnel ; téléphone fixe du secrétariat ; logiciels internes (PARCOURS, CHORUS FORMULAIRE)

Connaissances
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-être
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Être réactif
Sens de l'organisation

Savoir-faire
Travailler en équipe
Accueillir
Maîtriser les délais
Mettre en forme un document
Archiver