Assistant Administration des Ventes et de Direction H/F - l Or des Pres Gastronomie l Or des Pres

Rattaché à la direction, vous serez garant de la bonne gestion de l'administration des ventes et de la logistique. Vous travaillerez en autonomie. Vous apporterez un appui administratif à la direction et à l'équipe de transport logistique basée à Rungis.

Vos missions:
1. LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEUR
- Passer les commandes auprès des fournisseurs (achat et commande à produire)
- Envoi des commandes à produire et vérification de la conformité de la production (J-1)
- Ordonnancement de la production (flux tendu)
- Demande de confirmation, confirmation d'expédition fournisseur à saisir
- Enregistrement des factures d'achat
- Vérifier l'inventaire des produits en stock (quantité, DLC,..)
- Traitement des non conformités, demande d'avoir

2. LA GESTION DES COMMANDES CLIENTS ET DE LA LOGISTIQUE
- Prise des commandes client (email, téléphone, répondeur) (quantité litre / colis.)
- Saisie des bons de commande client
- Affrétement par le transporteur STEF (pour les clients en expédition nationale) saisie sur leur portail
- Etablir le bordereau d'expédition remises clients sur le portail STEF. Imprimer les étiquettes et les envoyer par email.
- Contact téléphonique quotidien avec l'équipe logistique et les chauffeurs livreur basés à Rungis (94) pour le débrief de la journée.
- Pointer/contrôler les commandes clients
- Traitement des non conformités logistique (transporteur réception, entrepôt d'expédition vérification, livraison)
- Archiver les BL clients envoyés par les louageurs
- Vérifier les plannings de tournées des livraisons
- Attestation de traçabilité

3. LA GESTION DE LA FACTURATION ET DES REGLEMENTS
- Edition des factures client
- Enregistrement des factures de frais généraux
- Procéder aux règlements par virement des fournisseurs
- Traitement des anomalies de règlement / Pointage bancaire
- Effectuer les relances clients

4. LE SECRETARIAT DIVERS
- Gestion de la boite email de l'entreprise
- Traitement du courrier et des appels entrants

Etre à l'aise avec les chiffres et l'écriture

*Bon à savoir:
- Logiciel de gestion interne efficace, optimisé dernière génération
- Travail sur 2 écrans.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de produits laitiers,oeufs, huiles et matières grasses comestibles

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.