Gestionnaire Administratif du Protocole - Métropole Nice Côte d'Azur H/F - Structures de coopération territoriale

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, la Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des évènements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.

Vous serez en charge de gérer les demandes protocolaires, de gérer et de suivre les invitations, de préparer, organiser et suivre le bon déroulement des manifestations officielles des élus de la collectivité, ainsi que de gérer et de mettre à jour les fichiers protocolaires.

Vos missions principales seront :

* La gestion et la coordination des fichiers protocolaires :
- Vous mettrez à jour les listings et effectuerez des recherches complémentaires ;
- Vous concevrez et mettrez en oeuvre des fichiers de suivi ;
- Vous suivrez, superviserez et exploiterez ces fichiers.

* La gestion et la coordination des demandes protocolaires :
- Vous traiterez les demandes reçues ;
- Vous suivrez l'exécution des demandes.

* La gestion des invitations :
- Vous enverrez des invitations informatiques en relation avec les chefs de projets ;
- Vous actualiserez les tableaux de bord en fonction des retours.

* L'accueil téléphonique :
- Vous assurerez l'accueil du pôle demandes protocolaires de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d'Azur ;
- Vous effectuerez des relances téléphoniques dans le cadre d'évènements importants.

* La gestion administrative :
- Vous créerez des invitations informatiques ;
- Vous établirez divers tableaux de bord ;
- Vous participerez à des réunions de travail ;
- Vous mettrez en forme des documents protocolaires (cavaliers, bandeaux pupitres, etc...).

Missions occasionnelles :
- Vous accueillerez et placerez les personnalités lors des évènements ;
- Vous préparerez, organiserez et suivrez le bon déroulement des manifestations officielles des élus de la collectivité.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative ou secrétariat.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- Vous possédez des connaissances élémentaires en gestion protocolaire ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique ;
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez travailler en équipe ;
- Vous savez respecter la confidentialité d'informations traitées ou connues.