Assistant Administratif et de Communication H/F - Syndicats des Professionnels

L'ASP (Association des Syndicats Professionnels) est une association de moyens qui regroupe des organisations professionnelles de différentes branches industrielles de l'Ouest.

Elle coordonne notamment, les syndicats industriels autour de métiers et compétences communs au service de leurs adhérents. Elle gère les fonctions supports au service des associations (système d'information, comptabilité -paye, ressources humaines, communication.) et porte les services mutualisés (juridique social et SSEE).

Description des activités significatives de l'emploi :

Vous souhaitez évoluer vers un poste polyvalent et au sein d'une équipe collaborative et bienveillante.
Rejoignez-nous et contribuez à la réussite de nos événements, formations et prestations, tout en développant la visibilité de nos activités.

N'hésitez plus, ce poste est idéal pour vous !

Vos missions principales seront :

L'organisation et la coordination des événements et formations :
Accueil téléphonique et/ou physique
Planifier les événements (réunions, clubs, ateliers, comités, webinaires, événement annuel).
Réserver les lieux et prestataires, et garantir la disponibilité des moyens matériels et logistiques
Créer les invitations et liens de connexion, préparer les supports
Assurer la coordination pendant l'événement (gestion des inscriptions)
Suivre et analyser les questionnaires d'évaluations et statistiques, mettre en place les actions correctives si nécessaire

La mobilisation du réseau :
Mettre à jour et publier les actualités sur les différents canaux (sites internet, LinkedIn)
Participer à l'animation des réseaux sociaux digitaux.
Préparer et envoyer des e-mailings ciblés via le CRM (outil de gestion de la relation client)
Effectuer des relances téléphoniques auprès des entreprises afin de compléter les inscriptions aux événements
Contribuer à promouvoir nos services et à attirer des participants aux événements

La Gestion administrative et logistique des formations et prestations :
Préparer et transmettre les dossiers aux entreprises, formateurs et stagiaires (conventions, attestations, documents réglementaires).
Mettre en forme et imprimer les supports pédagogiques et autres documents
Vérifier la conformité des dossiers avant facturation

La gestion administrative des enquêtes :
Préparer et suivre les réponses aux enquêtes
Mettre en forme et établir les supports de communication

Gestion occasionnelle du standard :
Accueil téléphonique et/ou physique

Profil recherché :

Et si c'était vous ?

Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum dans des fonctions similaires notamment dans la coordination d'évènements professionnels et dans la gestion administrative et commerciale... Une expérience dans le domaine de la formation serait un plus.

Nous recherchons une personne organisée et autonome, capable de gérer les priorités et les imprévus avec dynamisme et proactivité. Vous devez avoir un excellent sens de la communication, à l'oral comme à l'écrit, et savoir adapter votre discours à différents interlocuteurs.

Le poste exige un esprit collaboratif, le sens de l'engagement et du collectif, ainsi qu'une capacité à travailler en coordination avec plusieurs équipes.

Une maîtrise des outils bureautiques, des solutions de communication (messagerie, CRM) et des plateformes digitales (site web, LinkedIn) est indispensable pour réussir dans cette mission.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Rejoignez-nous !

Avantages Sociaux :

Mutuelle (prise en charge employeur 80%) et Prévoyance
Chèques vacances sous conditions d'ancienneté
Titres Restaurant
Possibilité de télétravail

Rejoignez-nous et découvrez à votre arrivée un parcours d'intégration personnalisé et bienveillant !
Au cours des premières semaines qui suivent votre arrivée, vous aurez l'occasion de faire la connaissance de l'ensemble des équipes

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.